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事前準備をしっかりと

こんにちは、経理・総務の松野です。

私は普段、請求書の作成や預金・現金管理、売掛金の管理、領収書の処理などの経理業務と
勤怠管理や給与作成、各種手続き、SNS投稿などの総務業務を行っております。

今回は、主に経理・総務のご担当者様に向けて、取り組みを共有させていただきます。

朝礼や会議の場で、経理・総務の立場から全社員に向けてお知らせを共有する場面はございますでしょうか。
あるいは、上司や先輩から「来週の会議までにまとめて全社員へ共有してください。」という場面はございますでしょうか。

そのような状況において、下記の2点をぜひ参考にしていただけますと幸いです。

①相手は、事前情報や基本知識を何も知らないという前提を持っておくこと
②結果、相手（＝共有を受けた側）はどのような影響があるのかということ

①に関しては、自分は、仮に社内イベントの詳細や定額減税、所得税、保険料について知っていても、相手は言葉自体を初めて聞くかもしれませんし、自分の知っていることが必ずしも相手も知っているとは限りません。
ですので、相手は事前情報や基本知識を何も知らないということを前提とし、具体的に何を伝えなければならないのかを事前にまとめ、自分が検討した内容が初めて聞く相手も理解できるのかどうかをしっかりと検討することが大切です。

②に関しては、ダラダラとお知らせを共有するのではなく、相手にどのような影響があるのか、相手は確認するだけでいいのか、それとも何か行動してもらわなければならないのかなどを事前に整理したうえで、依頼・要求を率直に伝えます。

その結果、いつもよりスムーズに報連相ができ、組織内でのコミュニケーションが円滑に進むでしょう。
また、朝礼や会議などでお知らせを共有した後は、相手の反応を見て、個別での声掛けや補足説明のメールなど、その場の状況に応じた対応も必要です。

経理・総務　松野　あやか

抽象的な概念を数値に置き換えて考える

こんにちは、経理・総務の松野です。

猛烈な暑さは続いており、また、各地で急な雷雨も発生しています。

急な雨にも備えて、最近晴雨兼用の折りたたみ傘を購入しました。

弊社では、経営方針書より抜粋し、毎月、会社全体で重点的に取り組む行動（重点目標）を決定しております。

従来までは、経営方針書より重点目標を決定し、各自が行動するのみでどんな結果が出たのか、どんな気づきがあったのか分からない状態でした。

そこで、5月よりコンサルタント職の日野と話し合い現在のやり方のままでいいのか、抽象的ではなく、より具体的にする方法はないだろうかという「当たり前を疑う」視点を持ち、「数値目標」を決める運びとなりました。

そして、5月より社員全員が閲覧できるスプレットシートを作成し、行動した内容・工夫した内容を記入期日までに記載しております。

また、月末になると入社1年未満の社員が集まり、当月の重点目標の振り返りと来月の重点目標・数値目標を決めてもらっています。

実際に、5月は、経営方針書「感謝について」より、電話・メール・手書きメッセージにて感謝の気持ちを月に5回伝える。

6月は、経営方針書「販売・営業に関する方針①」より、お悩みをお聞かせいただけるようにお客様に寄り添い、喜ばれ、感謝される仕事をする。お客様に寄り添って行動した回数5件。

7月は、経営方針書「販売・営業に関する方針②」より、事前準備をしてお客様の役に立つ。大切な時間をもらっていることを意識する。お客様毎に合わせて工夫して事前準備を行った回数5件。

月に5件とありますが、3ヶ月運用した結果、行動した実績が8件や9件など、重点目標・数値目標を意識し、目標数値以上に取り組んでいる社員や従来よりもスムーズにお客様への案内やお客様への負担を最小限にできた社員、またお客様より実際に、嬉しいお言葉・暖かいお言葉をいただいている社員もいました。

数値目標の決定後は、上司や後輩が、どのような視点を持ちお客様と接しているのか、どのような価値観を持ち行動しているのかを拝見することができ、自分も活かしてみよう！と新たに学ぶこともできております。

また、目標設定において役に立つフレームワークである「SMARTの法則」は、既に知っていましたが、日野と議論し、重点目標を数値化したことで初めて大切な考え方であると気づきました。

ちなみに、、、「SMARTの法則」とは

Specific→具体的、わかりやすい

Measurable→計測可能、数字になっている

Agreed upon→同意して、達成可能な

Realistic→現実的で結果志向

Timely→期限が明確

法則を講義式で教えてもらっても自分の知識にはならず、仕事の実務・会社の業務に置き換えて初めて、「SMARTの法則」が役に立ったと感じることができました。

抽象的な概念を具体的な数値に置き換えてみると、意外に取り組みやすくなるかもしれません。

経理・総務　松野　あやか

仕事に役立つ数学の考え方

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

小学校から大学までの算数・数学は好きな科目だったのですが、正直、方程式とか公式を理解したり、覚えたりして何の意味があるのかなと、疑問を持っていました。

学生時代はその目的を理解できず、社会人になりたての頃には、疑問を持っていたことさえも忘れていました。

しかし、前職で営業担当だった時、営業の成果（金融機関の法人営業だったので、融資が最も大きな成果でした）が出ている時とそうではない時、自分よりも成績が良い方々との違いを考えていくと、「何を自分でコントロールでき」、「何が自分ではコントロールできないもの」なのかを分け、コントロールできることに集中している時が成果が出ているのでは？と仮説を持ちました。

例えば、営業であれば、アポイント件数とか新規訪問件数、融資の提案件数、提案書の作成件数などでした。これらは全て自分自身の活動量で変化するものであり、自分自身がやるかやらないかだけのものでした。

一方で、面談率（飛び込み営業もあったので、実権者に合えないことがほとんどでした）や提案の成約率、起案の承諾率などの結果は、自分ではコントロールできません。全て相手があるためです（面談率＝実権者、成約率＝実権者や競合企業、起案率＝上司や本部の決裁など）。

もちろん、面談率を上げる努力（例えば、アポが取りやすい時間を調べる、事務所にいる時間帯や比較的手すきな時間を掴むなど）は重要であり、常に工夫し続けるのですが、「率」そのものをコントロールすることは誰にもできないのです。

この考えに至ったのは、数学で「定数」と「変数」を学んでいたからだと思っています。

色々な方と仕事をしてきましたが、意外と変数ではなく定数を動かそう、動かそうとして上手く行かない方も見てきました。

社会人になって改めて数学を学びなおす必要はないとは思いますが、「定数」と「変数」の違いを理解しているだけでも、何に注力すれば良いのか、分かり易くなるのではないでしょうか。

中小企業診断士　木戸　貴也

的確な指示を出すポイント

こんにちは、営業事務の造田です。

日々の仕事の中で自分から他の社員に作業を依頼することが多々あります。

自分は作業の詳細や完成のイメージを把握できているため、「このような言い方をすれば十分に伝わるだろう」と思っていても、その指示が1回で伝わる確率は７０％ほどのように感じます。また、完成後に確認した資料が自分の求めていたものとは異なっており、後から修正しなければならないという経験もありました。

上手く伝わらなかった理由を後から考えてみると、

〈そもそもそれを行うべき目的を伝えられていなかった〉

ということが大きな要素であると気づきました。

これを解決するために最近では、「この資料は○○をするために使用するものであるから、△△日には完成させる必要がある」と完成形の見本がある場合はそれと併せて依頼をするよう心掛けています。

これを実践するようになってからよりスムーズに作業を完了できるようになった気がします。

今後も相手に依頼をする前には一度、どのように伝えるのが1番良いのか要点をまとめて依頼することでお互いの認識の相違を無くせるよう心掛けたいと思います。

造田朋夏

環境が私たちに与える影響

環境が変わると、私たちの行動や意見も変わることがあります。特に、周囲の人々の影響を受ける同調の力は非常に強力であり、時には自分の意思とは異なる行動や意見を持つようになることもあります。

 会議などでも「自分はAだと思っているけれど、皆の意見がBなら、Bが正しいのかもしれない」と考えてしまう方も多いのではないでしょうか。

私たちがどのような環境にいるかによって、考え方や行動が大きく影響されることは多くの研究で明らかにされています。質の悪い環境に身を置くと、知らず知らずのうちにその環境に同調し、ネガティブな行動や考え方を持つようになることがあります。

例えば、職場でネガティブな雰囲気や非効率な習慣が蔓延している場合、新しく入った社員もその影響を受け、同じような行動を取るようになることが少なくありません。逆に、ポジティブで生産的な環境に身を置くと、同じようにポジティブで生産的な行動を取るようになります。

意識が変わると行動が変わり、行動が変わると習慣が変わり、習慣が変わると人間性が変わります。このプロセスの中で最も重要な要素は「行動」です。どんなに良い意識や考え方を持っていても、それを実際の行動に移さなければ意味がありません。

 弊社では、期初に会社全体での目標や個人の行動目標を策定しています。マイルストーンを設定し進捗を確認していますが、立てた目標がすべて順調に進むことは難しいです。ですので、達成できていない項目については切り替え、目標を小さく設定し直してでも、少しずつ「行動」することを大切にしています。

行動を変えるためには、まず自分自身の意識を変えることが重要です。新しい知識を学び、それを日常生活や仕事に取り入れることで、少しずつ行動が変わっていきます。その行動が習慣化することで、最終的には自分自身の人間性も変わっていきます。

 自分自身の環境を見直し、ポジティブな影響を与える環境を作り上げることで、より良い行動を促し、最終的には会社や自分自身の成長につなげていきたいと思います。

中村菜摘

DCAPサイクルによるスキルの平準化

こんにちは、伊藤です。
経営改善や販路拡大のご相談をいただく機会が増えています。
売上とは、販売単価×販売数量（顧客数×購入点数）なので、出来ることは
価格交渉や既存顧客へのアプローチ、新規顧客の開拓と、
因数分解すると、業界が異なっていても取り組まなければならないことは同じになります。

　
このような話をさせていただいた際に、お客様から共通して出てくることが
「同じことを伝えて、Aさんは出来るのに、Bさんは出来ない。」
「言われたことはやるのだけれど、言われたしか出来ない。言われている事の意味を考えない。」
ということです。

大企業のように豊富な資金力があり、人材がいて、組織の仕組みが構築されている会社であれば、
「教育」に時間をかけることは出来ますが、
小規模な事業者で、すべてを説明して、理解させるほど人材・時間・資金に余裕のある企業はごく一部ではないでしょうか。

もちろん、各自が自分の役割や仕事の目的を把握した上で、
各自の仕事に取り組むことが最善ではありますが、
まずは「仕組みを作り、考えられない人が、あたかも考えられているような行動に移せる」ように持って行きます。

例えば、「半年に新規開拓1件」という営業ノルマが課せられた時に、
仕事が出来る営業マンはノルマを達成出来るかと思います。
一方で「行き当たりばったりで訪問してしまう」や、「訪問してもどう営業すればいいかわからない」
「そもそも思考が止まってしまい、行動に移せない。」として成果が出せない営業マンもいると思います。
このような場合には、
出来ない営業マンであっても正しい行動に移せる仕組みを作り、行動できるよう働きかけます。
　

上記の例であれば、
①まずは自分の担当エリアで未取引先を洗い出す
②未取引先からターゲット顧客（売上規模、当社との親和性等）を選定する
③ターゲット顧客を調べる
（売上規模、キーマン、企業のビジネスモデル、どんな競合が出入りしているのかなど）
④調べた情報をもとに、ターゲット顧客の困りごとは何か、
そして、当社の製品・価格・サービスで、顧客のどんな困りごとの解決ができるのかを考える。
⑤訪問した際には、いきなり商品を提案するのではなく、不満、不平、困りごとをヒアリングする。
⑥ヒアリングしたことから、自社のアプローチできる商品を再検討し、提案する。　
　
仕事が出来る人からすると、当たり前のことかもしれませんが、
視座を下げ、1つ1つ業務を細分化し、行動順序を設定しないと動けない人もいると考えなければなりません。
　
業務改善では、ＰＤＣＡサイクルが有名ですが、
まず動かないと始まらないと考え、Ｄ（Do）出来る状態に持って行き、
そこから評価Ｃ（Check）→次の行動に向けた改善A（Action）→Ｐ計画（Plan）→Ｄという
ＤＣＡＰサイクルでも良いかと思います。
また、行動を続けることで、量が質を生み、成果に繋がる可能性が高くなります。
全ての業務を同時に取り組むことは大変ですので、まずは1つの業務で実行してみてください。

伊藤　侑加

素直さと学び

フラッグシップ経営代表の長尾です。

先日、ある会社の経営者（初対面）と食事をしていた時の話です。

その会社の創業者（会食した経営者ではない）は幼少期に両親に捨てられ、孤児院で過ごし、最終学歴は中卒だとのこと。

現在9期目で売上高30億を超え、従業員数も150名を超えています。

洗練されたオシャレなオフィスもさることながら、何より若さゆえのエネルギー、仕組み、やり切る文化を感じました。

一緒にお食事をさせていただいた経営者の方はその創業者とともに関連会社の社長を任されていて、二人三脚で会社の発展に寄与してきたのですが、その方も20代の頃はうまくいかず多額の借金を背負っていたとのことでした。

なぜ、そのような境遇でありながら現在の地位を築くことができたのかについても話をしていただきました。

要約すると

• 逆境の中で生きてきたのでハングリー精神をもっている
• 能力や学力がなかったため、素直に人の話が聞ける
• 学んだことをアウトプットすれば結果が出ると分かった
• 周りに感謝をしていればビジネスはうまく回る
• 他社の成功事例をそのまま真似る

といったところでしょうか。

とにかく素直で、元気、よく笑うというのがすごく印象に残っていましたが、一方で自身にも社員にも非常に厳しくマネジメントをしており、会社の雰囲気を感じただけで「結果が出るのも当然だ」と私も圧倒されました。

専門的なビジネスの考え方も重要ですが、

「積極的に学ぶ姿勢をもつ」

「自己成長にお金をかける」

「学んだことを素直にアウトプットする」

経営者たるものそういう姿勢が最も大事です。

組織の活性化や会社の成長を願うなら経営者が学び続け、それを幹部に伝承していかなければなりません。

私も現状に満足せずに、素直に学び続け、自社をさらに活性化させたいと思います。

「正しいビジネスマナー」とは

こんにちは、営業事務の造田です。

先日弊社ではマナー講師の方をお招きしビジネスマナー研修を実施いたしました。

研修ではビジネスマナーの真の意味を理解することから始まり、実践も含めながら訪問時・来客時の対応や電話対応などの正しいビジネスマナーについて学びました。

社会人になってすぐの頃もビジネスマナーについて学んだ経験がありましたが、そこから数年が経ち、無意識のうちに自分の癖が付いてしまっていることに気づきました。

電話対応のロープレを行なった際には参加者全員が回りくどい言い回しの敬語や、本来は誤った表現を使用していることについて指摘をうけ、こんなにも誤った敬語を使用していたのかと驚きの声が聞こえていました。

電話はすぐに連絡が取れるという良さもある一方で記憶が残らない、一方的に呼びつけるという点もあり、電話の特性を理解し活用することが大切です。

一度付いてしまった癖を修正することはとても難しいですが、翌日以降には隣の席の社員同士でマナーの確認をする様子も見られ、とても有意義な研修となりました。

マナーの5原則は挨拶・表情・態度・身だしなみ・言葉遣いだと言われており、私はこの中でも「挨拶」のメリットである自分や会社にとっての第一印象となるだけではなく、正しい行動を継続することで最終的な判断基準にもなるということを意識して正しいコミュニケーションを心がけたいと思います。

造田朋夏

より良い職場環境を目指して

こんにちは、営業事務の中村です。今回は弊社内での取り組みについてご紹介します。

弊社では、「ガバナンス」「営業」「商品・品質」「人事・組織」の4つのプロジェクトに分かれ、会社をより良くするための仕組みを考えています。私は人事・組織プロジェクトに所属し、松野・吉川と共に活動しています。

まず、会社を改善するために、5W1Hを用いてアクションプランを検討しました。例えば、「より良い社風の醸成」「提供するサービス力の向上」「社員力を磨く」「健康で前向きな思考」といった目標を達成するために、具体的に何をすべきかを話し合いました。

アクションプランは細かく期限や数値目標を設定しており、進捗は毎月中間と月末に報告しています。進捗が遅れている項目については、朝礼などで社員全員に共有し、協力を仰いでいます。

業務改善については、「この業務はこうした方がわかりやすい」「○○を導入してみたい」といったアイデアを雑談レベルで話し合うことも多いです。そうした話し合いから、意外に多くのアイデアが出てきます。

最近では、社員の運動不足解消のため、毎朝の朝礼後にラジオ体操を行うことを決定しました。今では毎朝の習慣となり、休日でもラジオ体操をしないと落ち着かないほどです。

前職では、自分の意見が組織内で届かないと感じていましたが、今は自分たちで考えてすぐに実行できる環境があり、試行錯誤を繰り返せることが新鮮で面白いと感じています。

皆さんの会社でも、より良い環境を作るために何か取り組んでいることがあれば、ぜひ教えてください。

中村菜摘

持続的な成長への道

こんにちは、中小企業診断士の杉本です。

日々の仕事や生活において、やりっぱなしになっていることはないでしょうか。

上司から振られた仕事や自己啓発のために受講したセミナーなど、作業だけ行う・セミナーを受けるに留まり、振り返りを行わないことからその後に活きることもなく、ただただやりっぱなしになっている等です。

依頼されて作成した資料は提出前に見直すことは勿論のこと、上司からフィードバックを受けていますか？

セミナーに参加し、その時は学んだ気になって後で内容を振り返らない。

数日後には内容を忘れている。受講後にセミナー資料を再度見ることはありますか？

業務改善においてPDCAサイクルはよく用いられますが、PDCAを意識していても行動した後のチェックが曖昧になっていることが多々あります。

行動した結果がマイナスとなることもあるかもしれませんが、振り返りを行い「悪かった」という評価を確定させる必要があります。

良し悪し評価することで、次回以降の行動に繋がるのです。

行動のみに留まらず振り返りまで行い、やりっぱなしを避け、良し悪しを評価することで、自身や会社の持続的な成長に繋げて行きましょう。

中小企業診断士　杉本貴弘