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自己理解を深める「ジャーナリング」

こんにちは、経理・総務の松野です。

この度、コンサルタント職の田邉から紹介を受け、8月頃から「ジャーナリング」に取り組んでいます。

毎朝、客観的な業務管理のために作成しているTo Doリストは、日々の計画に欠かせません。しかし、ジャーナリングは、私にとって全く新しい取り組みでした。

 ジャーナリングとは？
「ジャーナリング」とは、自分の考えや感情をノートや手帳に自由に書き出し、頭の中の漠然とした思考や気持ち、モヤモヤといった内面的な要素を自分なりに整理し、自分の状態を理解することです。

私は紙のノートではなく、携帯のアプリを使用しています。誤字脱字や文章の構成、内容は気にせずにアプリに記録しています。

構成を考えてしまうと手が止まり、ありのままの気持ちが書けないと実感しております。

そして、毎日継続しなければと義務感を持つと、それが負担になってしまいます。そのため、「今日は一行だけ」という日があっても十分と考え、無理なく続けることを大切にしています。

ジャーナリングを継続するなかで、多くの学びがありました。

自分が何に怒り、何に喜び、何を恐れているのか、自分の感情や思考のパターンを客観的に把握できるようになりました。

また、一日の行動を振り返り、良かった点と反省点を整理することで、次回の業務や行動への具体的な改善策を立てることにも繋がっています。

ジャーナリングは、特別なスキルや費用もかからず、誰でもすぐに始められます。みなさまも、日々の業務を円滑に進めるヒントや、新たな自己理解の一歩として、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。

経理・総務　松野あやか

経理・総務からの情報発信と伝え方の工夫

こんにちは、経理・総務の松野です。 

弊社では、毎月1回、全社員が参加する全体会議を実施しており、その中で私が担当している議題「経理・総務より」を発表しております。

この議題では主に、

中途採用の進捗状況

スケジュール共有

社内ルールの変更点

業務改善の取り組み

自社の試算表の状況

について報告しています。

私はもともと、大人数の前で話すのが得意ではなく、その場で即興で話すことも苦手です。そのため、事前に発表内容を整理し、議題に入力したうえで会議に臨むようにしています。

また、発表時には「PREP法」を意識して話すようにしています。

PREP法とは、

結論（Point）を最初に提示

理由（Reason）や具体例（Example）で根拠を示す

最後に結論（Point）を再度強調

という順序で伝える方法です。

だらだらと話してしまうと、「結局どうしたいのか」が相手に伝わらず、貴重な時間を無駄にしてしまう可能性があります。結論から先に伝えることで、情報を効率よく、相手にわかりやすく届けることができます。

最初は「えーと」と言葉に詰まったり、話が長くなってしまったりしましたが、毎月継続して発表を行うことで、自分なりの型ができ、事前準備にかかる時間も徐々に短くなってきたと実感しています。

会議での発表が苦手でも、

どうすれば相手にわかりやすく伝えられるか

どうすれば自分の苦手意識を減らせるか

を考え、トライアンドエラーを重ねることで、自分なりの伝え方の型を見つけることが大切だと気づきました。

経理・総務としては、社員間で「知っている人だけが知っている」という情報の非対称性をなくし、誰もが必要な情報を得られる環境を作っていくことが使命だと考えています。

今後も、トライアンドエラーを繰り返しながら、よりわかりやすく、伝わりやすい発表を目指してまいります。

経理・総務　松野あやか

営業職とコンサルタント業における「正確性」の本質的差異

皆様、こんにちは！コンサルタント職の平石です。
今回は、私の前職である営業職と、現在のコンサルタント職のギャップについて書いてみました。

●過去に大切にしていた行動
私が営業職に従事していた際に最も重視されていたのは、回答の「即時性」でした。顧客からの問いかけに対して、仮にそれが80％程度の精度であっても、迅速に応答することが顧客満足度に繋がっていました。営業における信頼とは、顧客の不安をその場で解消し、取引の流れを滞らせないことによって成形されるものです。多少の誤差が含まれていても、後日の修正や追加対応によって補正できる、という前提が存在していたと言えます。

●現職で求められる要素
しかしながら、コンサルタント業務においては事情が根本的に異なります。補助金支援業務、経営戦略や組織改革、財務施策といった領域において、20％の誤りを含む情報を提示することは許されません。誤った前提に基づく意思決定は、将来の企業価値に甚大な影響を及ぼし、取り返しのつかない事態を招く可能性があるからです。したがって、コンサルタントに求められるのは「即答」ではなく、事実に裏付けられた「100％の正確性」なのです。

ここに存在するのは、単なる業務特性の違いではなく、「信頼」の定義そのものの相違です。営業における信頼は、機動力と柔軟性によって獲得されます。一方で、コンサルティングにおける信頼は、徹底した調査と分析に基づく確実性によってのみ構築されます。すなわち、前者がスピードをもって顧客に安心を与える行為であるのに対し、後者は細部まで吟味されたと根拠をもって顧客の意思決定を支える行為であると言えるでしょう。

私自身、営業職で培った「即応」の習慣をいったん断ち切り、情報の確からしさを多面的に検証し、根拠を整えた上で提案する姿勢へと移行する必要がありました。正確性を優先する姿勢は、表面的には回り道に見えるかもしれません。しかし、それこそがコンサルタントとして専門性を発揮し、顧客の経営課題に対して真に価値ある支援を提供するための不可欠な要件であると実感しています。

「営業とコンサルティング」いずれも顧客志向を基盤とする点では共通しますが、その信頼の在り方は決定的に異なります。このギャップを理解し、実務に適用することこそが、コンサルタントとしての職業的成長の核心であると考えています。

勉強を習慣付けるために

皆様こんにちは。コンサルタント職の平石です。

私は現在、中小企業診断士の資格取得に向け勉強をしています。
勉強は昔から得意ではありませんでしたが、勉強を始めるきっかけの1つである「中小企業を支える人間になりたい」という目標をモチベーションとし日々奮闘しています。
学習を始めた頃は、理解ができない部分がほとんどでした。しかし続けているうちに少しずつ理解できる項目も増えてきました。

そんな私が、社会人の資格取得・勉強をする習慣について私の考えをお話したいと思います。

資格はキャリアアップの武器になるだけでなく、自己成長や自信にも繋がると思っています。
しかし社会人は仕事や家庭に追われ、勉強を継続することが難しいものです。そこで重要になるのが「学習を習慣化すること」です。特別な努力をしなくても、日常の一部として勉強を組み込めれば、無理なく資格取得に近づけます。

●朝早く起きる習慣
夜は疲れて集中できない人も多いですが、朝は脳がリフレッシュしており、学習効率が高まります。出勤前の30分を勉強に充てるだけで、1か月後には約15時間、半年後には90時間にもなります。小さな積み重ねが大きな成果につながると思っています。

●スキマ時間を活用する
まとまった時間が取れなくても、通勤電車で参考書を読む、昼休みに過去問を1問でも解く、待ち時間に暗記アプリを使うなど、細切れの時間を上手に利用します。社会人は忙しいからこそ、この工夫が合否を分ける大きなポイントとなると考えています。

●小さな目標を設定する
「今週はテキストを1章終える」「過去問を20問解いたら少し自由タイムを入れる」といった小さな目標を立てると、達成感を得やすく勉強に前向きな気持ちを持ち続けられます。

資格勉強は短距離走ではなくマラソンです。完璧を求めるのではなく、朝の30分やスキマの5分といった積み重ねを大切にすることを心掛けています。習慣化することで、1年、2年経てば確かな成果となるでしょう。
資格でなくても、なにかを目指すということはとても素晴らしいことだ思います。
小さな取組みの積み重ねが自然と習慣となります。目標に向かって一緒に日々燃えましょう！

平石優希

会話を深める小さな工夫

こんにちは、経理・総務の松野です。

最近は、経理・総務・人事の役割として、メンバーと1対1で話す機会や、複数人で意見を交わす場面が増えてきました。その中で改めて感じているのは「相手の言葉の奥にある意図や本当の課題に気づくことの大切さ」です。

私が日々意識していることを少し共有させていただきます。

これまでの私は、話を深めたいときに「とにかく質問を重ねる」ことでしか会話を広げられない傾向がありました。
質問することは大切な姿勢のひとつですが、それだけでは相手の思いや本音にたどりつけないこともあると感じています。

そう気づいてからは、まずは相手の言葉をしっかり受け止め、理解を示すことを意識するようになりました。

その方法のひとつが「リフレーズ」です。相手の言葉を自分なりに言い換えて返すことで、「ちゃんと聞いてもらえている」という安心感を与えると同時に、会話を自然に深めることができます。

特に効果的だと感じているのが、相手の最後の一言を疑問形にして返す「疑問形リフレーズ」と、会話の中で出てきた重要なキーワードを繰り返して深掘りする「キーワードリフレーズ」です。

私自身も「最近忙しくて大変で…」と話してもらったときに、「忙しいんですね？」と返すだけで、「そうなんです、実は…」と自然に続きが出てきた経験があります。

一方で「キーワードリフレーズ」では、たとえば「新しい業務でプレッシャーを感じていて…」という言葉に対し、「プレッシャーを感じているんですね」と繰り返すことで、さらに詳しい状況や気持ちを引き出せるようなイメージです。

小さな工夫ですが、傾聴とリフレーズを組み合わせることで、自然と本音や課題に近づけるのだと実感しています。

まだまだ試行錯誤の途中ではありますが、こうした会話の工夫を重ねながら、メンバーが安心して話せる環境をつくっていければと思います。

経理・総務　松野 あやか

夏の睡眠の質を高める

皆様こんにちは。コンサルタント職の平石です。

5月から当社へ転職し、約2か月が経ち少しずつ会社の環境にも慣れてきました。

当社では服装の自由化を取り入れております。

今まで私は前職と同じような服装（この時期はスラックスと長袖のYシャツ）で過ごしていたのですが、7/28（月）よりオフィスカジュアルスタイルで出社しています。

いつも汗だくで袖をまくりながら出勤していましたが、半袖Tシャツはかなり涼しくて快適です。

アポイント等やお客様のご来社予定がない日は、オフィスカジュアルで過ごそうと思います。

さて、本格的に暑い時期になってきましたが、皆様は体調に変化はございませんか？

私は休みの日にはプールや海、夏祭りへ行き、このシーズンを満喫しています。

しかし仕事や家族と遊びに行って疲れていても、夜も暑苦しくてなかなか快眠できておらず、疲れを翌日に持ち越してしまう時があります。

毎年やってくるこの時期の寝苦しさに嫌気がさし、いよいよ快眠方法を模索しぐっすり寝て翌日に疲れを残さないよう研究しています。

今回は、この夏に取り入れて実際に効果があったものを3つご紹介したいと思います！

• 食べるものについて
• 入浴について
• この夏取り入れたアイテムについて…の3本立てでご紹介します。

• 食べるものについて

3食バランス良く取ることはもちろん大事ですが、今回は食べる食材にスポットを当てます。

 色々試して良いと思ったものは、ネバネバ系の食材です。オクラや山芋を意識して取る生活を続けてから身体がとても楽に感じられます。

β–カロテンとミネラルが豊富に含まれており、体力の回復や免疫力のアップに繋がります。食欲が無い日でも、冷たい蕎麦に山芋をすり下ろし茹でオクラをトッピングしたものは食べやすく、とてもオススメです！

• 入浴ついて

ぬるま湯に長めに浸かることです。

私はこれまで夏はシャワーを浴びるだけの日が多く、湯船に浸かることは週に２、3回ほどでした。湯船を41～42度で溜めていたため、上がる時汗だくになるため避けていました。

しかし、37～38度ほどの「ぬるま湯」に長めに浸かるとリラックス効果を得ることができ、入眠をサポートしてくれます。

ぬるま湯入浴には、心身のリラックス効果や疲労回復効果があります。

さらには体温を適度に上昇させることで、体温調節機能を高め、夏バテや熱中症対策になります。

• この夏取り入れたアイテムについて

ずばり「サーキュレーター」です。扇風機のように使うこともできるのですが、エアコンの風を部屋に循環させて涼しさを保ちます。

エアコンの温度を低くしていると最初は涼しくて過ごしやすいのですが、夜中に寒くて目覚めたり、夏風邪を引く恐れがあります。

エアコンの温度はそこまで低くせずに、サーキュレーターで適温を循環させることで朝までぐっすり眠れるようになりました。

夏バテもしくはこの時期に疲れが取れないという方は是非ご参考いただけますと嬉しく思います！

まだまだ暑い日が続きますが、体調に気を付け頑張りましょう！

平石　優希

業務改善は振り返りから

こんにちは、経理・総務の松野です。

前回は「報・連・相」について、私自身が意識している「他者との関わり方」をお伝えしましたが、今回は「自分自身との向き合い方」、つまり時間の使い方や業務の振り返りについてご紹介したいと思います。

弊社の就業時間は、8時30分から17時30分です。
私は毎朝、業務を開始する前に手帳にその日の業務予定を書き出すことを習慣にしています。優先順位が高いものは赤文字で記載するなど、ひと目で分かるよう工夫しています。

この手帳の活用は以前から続けてきた習慣ですが、振り返りの時間は、意識はしていたものの、業務に追われるとつい後回しにしてしまうことが多く、なかなか習慣として定着していませんでした。

そこで今年の7月からは、「毎日17時から振り返りの時間をとる」と時間をあらかじめ決めることで、継続しやすい形を整え、習慣化に取り組んでいます。

17時から20分間
弊社では17時20分から掃除時間が始まるため、その前の時間を使って「今日の振り返り」と「改善策の検討」を行っています。

例えば、
・顧問税理士の先生から、月次監査時に仕訳についての助言を受けた → 次月以降も同様のケースが想定されるため、今回いただいた助言をもとに、次回は自分で対応できるよう準備しておく。

・○○さんとの打ち合わせが予定より10分延びてしまった → 一部の議題が想定より長引いたため、打ち合わせ前にポイントをしっかり整理しておく。

・特定の業務が想定より時間オーバー → 問題の原因を明確化し、次回の改善策を立てて実行する。

など、小さな反省と行動の改善を繰り返しています。

この1日20分の振り返りの時間は、次回以降の課題を明確にし、改善策を考える自分との対話の時間です。

思い通りにいかないこともありますし、別の問題に気づくこともあります。そんなときは、上司に相談したり、本やネットで学んだりしながら、自分の理解を深めていきます。

そのまま曖昧なまま過ごすよりも、小さな振り返りと改善の積み重ねが、大きな成果につながると信じています。

経理・総務　松野 あやか

自社の業務改善について

経理・総務の松野です。

弊社は、12月27日（金）が大掃除と忘年会であり、本年度の営業日数も残りわずかです。

1年間を振り返った際、経理・総務として特に頑張ったことは、当たり前を疑う、社風醸成のための業務改善の提案です。

従来までは、なぜできないのかという「できない理由」を考えておりましたが、できない理由を考えていても思考が停止してしまい、ネガティブ思考に陥ってしまいます。

本年は、どのようにすれば、現在の自分の業務を早く進めることができるか。
どのようにすれば、全従業員へ効率良く、経理・総務として情報を共有できるか。
のように、前向きに自分にいつも問いかけておりました。

経理・総務だけでなく、弊社のコンサルタント職や営業事務職からの業務改善の提案もあり、自社業務・自社のルールなどの業務改善数が、1年間で51個もございました。

いくつかご紹介いたします。
・405事業やスポット支援の請求書の見える化
・封筒に請求書スタンプの押印
・全員が同じレベルで、新規のお問い合わせの対応ができるよう、対応手順の作成
・支援実績や採択実績のヒアリングシートの作成
・コンサルタント職から営業事務職へ業務依頼時のフォーマット作成
・誕生日のお祝いを月に1度の全体会議にて実施
・使用していないホワイトボードの運用方法
・経営方針書より抜粋した重点目標の数値化し、具体的な行動に落とし込む　など

普段、何気なく行っている業務も、少し手を止めて、現在のやり方が最善なのか、もっと良い方法があるのではないかという視点を持つことで、業務時間が短縮されます。

どんなに小さい業務改善であったとしても、時間が短縮されれば、残業時間を減らすことにも繋がり、また業務の標準化も図ることができ、大きな結果に繋がります。

バックオフィス部門であるため、直接お客様と接する機会は少ないですが、来年度もよろしくお願いいたします。

来年度も当たり前を疑い、強いバックオフィスの経理・総務として尽力して参ります。

どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。

経理・総務　松野あやか

有効的なSNSの活用方法について

こんにちは、営業事務の造田です。

先日インテックス大阪で開催されたマーケティングWeekに行ってまいりました。

会場内は広告メディア、Web・SNS活用、営業支援などのカテゴリごとに出展ブースがあり、多くの来場者で大変賑わっておりました。

弊社では「弊社のことをたくさんの方に知っていただきたい」という目的のもと、SNSの投稿や全社員の活動・近況報告や支援内容についてお知らせするニュースレターの発刊を行っており、私もSNS運営や郵送準備などの業務に携わっているのですが、目的を達成するためにはSNSやDM発送をどのように活用すれば有効的であるのかを悩んだ経験が何度かあります。

出展企業の方からお話をお伺いすると、同じ内容のDMを送る場合でも送り方（ハガキや封筒に入った手紙書式など）が異なると目を通してもらえる確率は変わり、ターゲットとなる人の目に留まるキャッチフレーズを入れるだけでも興味を持ってもらえる可能性が高くなることを教えていただきました。

また、SNSは投稿する文章の内容はもちろん重要ですが、投稿後にどのような内容の際に表示回数やいいねの反応があるかを分析することで多くの人に見てもらえるチャンスがあるのだと気づくことが出来ました。

ただSNSを投稿する、ただ郵便を送るということで終わらせるのではなく、上手くいかない場合は一度やり方を再考し、目的達成のために改善をしていきたいと思います。

本HP内でニュースレターもご覧いただけますのでご興味がございましたらぜひご覧ください。

造田朋夏

事前準備をしっかりと

こんにちは、経理・総務の松野です。

私は普段、請求書の作成や預金・現金管理、売掛金の管理、領収書の処理などの経理業務と
勤怠管理や給与作成、各種手続き、SNS投稿などの総務業務を行っております。

今回は、主に経理・総務のご担当者様に向けて、取り組みを共有させていただきます。

朝礼や会議の場で、経理・総務の立場から全社員に向けてお知らせを共有する場面はございますでしょうか。
あるいは、上司や先輩から「来週の会議までにまとめて全社員へ共有してください。」という場面はございますでしょうか。

そのような状況において、下記の2点をぜひ参考にしていただけますと幸いです。

①相手は、事前情報や基本知識を何も知らないという前提を持っておくこと
②結果、相手（＝共有を受けた側）はどのような影響があるのかということ

①に関しては、自分は、仮に社内イベントの詳細や定額減税、所得税、保険料について知っていても、相手は言葉自体を初めて聞くかもしれませんし、自分の知っていることが必ずしも相手も知っているとは限りません。
ですので、相手は事前情報や基本知識を何も知らないということを前提とし、具体的に何を伝えなければならないのかを事前にまとめ、自分が検討した内容が初めて聞く相手も理解できるのかどうかをしっかりと検討することが大切です。

②に関しては、ダラダラとお知らせを共有するのではなく、相手にどのような影響があるのか、相手は確認するだけでいいのか、それとも何か行動してもらわなければならないのかなどを事前に整理したうえで、依頼・要求を率直に伝えます。

その結果、いつもよりスムーズに報連相ができ、組織内でのコミュニケーションが円滑に進むでしょう。
また、朝礼や会議などでお知らせを共有した後は、相手の反応を見て、個別での声掛けや補足説明のメールなど、その場の状況に応じた対応も必要です。

経理・総務　松野　あやか