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直接管理する部下の人数は何人が適正か

こんにちは、中小企業診断士の杉本です。

マネージャーが直接管理できる部下の人数や業務領域のことを、経済学用語でスパン・オブ・コントロールと言い、公認会計士試験においてもこのスパン・オブ・コントロールに関する問題が頻出されています。

一般的には、マネージャーが直接管理できる部下の人数や業務の領域は5～7人、最大でも10人程度と言われていますが、これはあくまでも目安であり、実際の適正人数は多少前後します。

では、部下の適正人数を決める要因は何でしょうか。

ひとつは管理者のマネジメント能力です。当然ですが、マネジメント能力が高い場合はスパン・オブ・コントロールの人数は多くなります。

もうひとつは、部下の業務内容やスキルです。部下の業務内容が複雑でスキルレベルが低い場合、管理者は目をかけないといけないためスパン・オブ・コントロールの人数は少なくなります。

加えて、組織のシステムや仕組み・文化の成熟度によって前後し、システムや仕組みが整っている場合はスパン・オブ・コントロールの人数が多く、組織のシステムが複雑であれば少なくなります。

人数が少なければ、管理者が部下に十分な指導やサポートができず、部下のモチベーションや生産性が低下する可能性があり、一方で人数が多すぎると、管理者が部下の状況を把握しきれず、組織全体の統制が取れなくなる可能性があります。

スパン・オブ・コントロールを拡大するには、部下に権限を委譲する・マネジメントシステムを導入する・コミュニケーションを強化する等の方法があります。部下に権限委譲を行うことやマネジメントシステムを導入することで、管理者の負担を軽減することができます。
また、コミュニケーションを強化することで、管理者は部下の状況を把握し、適切な指導やサポートを行うことが可能となります。

人数を適切に設定するためには、組織の規模や業務内容、管理者の能力を考慮した上で、部下のモチベーションや生産性を高め、組織全体の統制を維持に注意する必要があります。

適切に設定することで組織の総合的なパフォーマンスを向上させましょう。

中小企業診断士　杉本貴弘

教える側の姿勢、教えてもらう側の姿勢

こんにちは、伊藤です。
　

先月4月からは新たに日野と5名のインターン生が当社に入社し、今月は林が入社しました。
これまで社内の上司や先輩から教えてもらうだけの立場から、教える側になることも増えています。
　
「中途社員であれば、未経験であってもある程度すぐに仕事が出来るだろう。」と考える企業もあるようですが、
私は、私自身の経験、これまで私が関わった50名程度の中途入社の部下、後輩の経験から
どの会社においても会社の雰囲気やシステムに慣れるまでに1か月、

1年で仕事の流れや繁忙期の様子を体験し、2年目で1年目の流れを復習しながら、失敗も経験し、
3年目でようやく自社の仕事を本当に理解し、自信を持って取り組む、
相手の気持ちを汲んだ取り組みが行えるようになるのではないかと思っています。　
　

とはいえ、当社も従業員が多いとは言えない中、独り立ちするまで何年も待っているということも出来ません。

少しでも早く戦力となってもらう為には、教える側の伝え方を工夫しなければならないと思います。
　
私は仕事を教える際には、
①業務の全体像を説明し一連の流れをイメージしてもらう
②一見作業のように見える仕事でも１つ１つに意味があることを伝える。
ことを大切にしています。　
　
「背中で見て覚えろ、雰囲気で覚えろ・・・」
　
これももちろん大切なことではありますが、このような方法は時間を要します。
意味を理解して取り掛かるのと、理解せず取り掛かるのとでは、成長スピードも仕事への気持ちも差が出てきます。
　
そして何よりも大切なことが、相手の立場に立って伝えることだと考えています。
　
私は、自分と相手はこれまでのバックグラウンドやスキルが違うこと、
そして、自分が最初業務にとりかかった時の気持ちを思い返して伝えることを心掛けています。

当たり前のことですが、いつでも質問しやすい雰囲気づくりも心掛けています。
（忙しそうな雰囲気を出していると感じる時があるので、まだまだ出来ていませんが・・・）
　
もちろん、教える側だけが注意を払うのではなく、
教えてもらう側も「メモを取る」、「事前に調べられることを調べておくこと」などは必要ですし、
質問をする際には「何を聞きたいのか。」「聞きたいこと自体がわからないのか。」など、
教える人が教えやすいように質問の仕方を工夫する必要があります。
　
そして何よりも大切なことは、「分からないことは素直に聞くこと。」です。　
　
例えば「急がないからお願いするね。」と
仕事の依頼を受けた時の「急がないとはいつまでなのか？」や、

依頼された仕事の作業途中で、合っているか分からない内容について「自己判断で進んでいいのかな？」など・・。　
　
もし、わからない内容が1度教えてもらったことであれば、
聞きづらい事もあるかと思いますが、
仕事を依頼した相手にしかわからないことは自分で悩んでも答えが出ないので素直に聞くしかないんですね。

教える側、教えてもらう側ともに相手の立場に立って考え、心地よい環境作りをすることが大切だと思います。

 
伊藤　侑加

マネジメントを自分なりに定義する

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

トップマネジメントからロワーマネジメントにとって、マネジメントは切っても切り離せない要素であるものの、その内容や役割を十分に理解できずに部下や業績の『管理』や『監視』、『説教』になってはいないでしょうか。

ドラッカーはマネジメントを「成果に対する責任に由来する客観的な機能である」（引用：マネジメント【エッセンシャル版】－基本と原則）と定義しています。

また、マネジメントの役割には３つの役割があるとしています。（引用：同様）

①自らの組織に特有の使命を果たす。

②仕事を通じて働く人たちを生かす。

③自らが社会に与える影響を処理するとともに、社会の問題について貢献する。

これらの定義や役割を全て中小企業とくに小規模事業者に落とし込むと中々現実的ではない内容あります。

そこで、中小企業、特にその中でも経営者ではなく管理職・リーダークラスの方にとってのマネジメントとは、以下の内容で私は考えています。

『他者を通じて、結果を出し、会社・組織の利益を最大化するためのツール。つまり、マネジメント力とは、他者の力を借りる力のこと。自分が努力するわけではない。』

多くの経営者は人手不足で悩まれているかと思いますが、特に管理職・リーダークラスの人材が不足している企業は多いように感じます。

自分自身が売上・利益を上げ、ガンガン引っ張っていくタイプも優秀な方だとは思いますが、マネジメント力を他社の力を借りる力と考えると誰をそのポストに置くべきなのか、誰を候補者として育てるのか、変わってくるのではないでしょうか。

管理や監視、説教も状況によっては上手く活用しなければなりませんが、管理するよりかは導く（リードする）こと、説教するよりかは指導すること、実務能力よりかは人間性を高めていくことが、トップマネジメントからロワーマネジメントまで必要だと考えています。

中小企業診断士　木戸貴也

経営者の立場、従業員の立場

こんにちは、伊藤です。

フラッグシップ経営に入社して早くも1年が経過しました。

現在の仕事は、事業者様の課題を解決するためのパートナーとして
経営者や経営幹部の皆様とお話する機会が多く、多忙ではあるものの充実した日々を過ごしています。

経営者の方とお話する中で実感することは、
殆どの経営者の方が
「従業員の皆様に利益を給料で還元したい。」
「この会社で働いていることに誇りをもってもらえる企業にしたい」
「安定した雇用の維持」など、従業員の事を本当に考えられているということです。

Ｍ＆Ａの現場においても、譲渡時の条件として「従業員の雇用の維持」を挙げる企業様が大半です。

当社に入社するまでは、
私は「世の中で賃上げの話が出ているけれど、住民税の増加分の方が給料の増加分より多いわ。」や
「なぜ今のままで十分なのに人事制度を変更するのか」など従業員としての立場でしか物事を考えられていませんでした。

会社が社保・雇用保険料などを半分負担してくれているという事は知っていましたが、
会社が新たに行うこと、会社が変わろうとする事象に対し、常にマイナス思考にしか捉えられていませんでした。

でもよく考えれば
同じ仕事しかしていないのに給料を上げて欲しい、
利益が増えていないのに給料を上げて欲しいって・・・。

今の職業に就いたお陰で色々と気づくことが多いです。

また、利益が良くても悪くても、従業員がプラス思考になることは殆ど無いと判断して、
経営状態を伝えていない会社も多く存在すると思います。

何もわからなければ、
従業員としては、目の前の仕事をこなすだけでよいと判断し、
会社の物事を自分事と捉えられないのもやむを得ないと思います。

従業員の視座を経営者が見る視座と同じ位置にする必要はないですが、
経営者が会社のビジョン（夢・大きな目標）を従業員に共有し、
例えば、各人に売上目標を課すのであれば、なぜこのような目標があるのか、
人事評価を変更するのであれば、会社としてどういう人材になって貰いたいから評価方法を変更するなど・・
経営者が従業員に対して思っている事をしっかりと伝え、
経営者と従業員の価値観をすり合わせしていくことが大切だと感じています。

もちろん、話をすることで
会社の方針と合わないとして、去ってしまう従業員もいるかもしれません。

しかし、変化が激しい今の時代では
経営者、従業員、皆が一致団結して前を向いて取り組まなければ乗り越えることが出来ません。

経営者が自身の思い、従業員に期待すること、従業員へどのような還元をするのかをしっかりと伝え、
経営者の想いや会社の理念、方針に共感できる従業員が集まり、
組織力を高めながら様々な状況を乗り越えていくことが重要だと思います。

伊藤　侑加

この春、新生活を迎えられた方へ

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

この４月に新入社員となった皆様、新しい職場へ転職された皆様、新しい生活環境となり、疲れが出てくる頃かと思いますので、体調管理には十分に気を付けてください。

入社後は仕事を覚えたり、専門知識を習得したりなど、様々な業務や研修などを通じて新しいことを覚えなければなりません。

また、資格の取得のために勉強を始められる方もいるのではないでしょうか。

通信教育や参考書、専門雑誌など知識を得る方法は多数ありますが、私は本を読むことをとにかくお勧めします。

どのような本を読むかではなく、本を読むことそのものに意味があると考えています。

そして、可能であれば、時系列で読んだ本を把握していただきたいです。

“本を読む”　←　“本を選ぶ”　←　”選択基準”

その時の選択基準は、皆様の置かれている環境によって自然と変わってくるはずです。

読書を続けることで、何に興味を持ち、関心があるのか、何を学ぼうとしているのかを客観的に認識することができます。

読書管理アプリは多数ありますので、お気に入りのものを見つけて活用して、読書を楽しんでください。

中小企業診断士　木戸貴也

積極的な採用活動を行っています

皆さん、こんにちは。フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

早いものでもう4月です。この季節は人の動きが活発で、交通量も非常に多く、私も通勤は常に渋滞との戦いです。

また、弊社は12月決算ですので第一四半期が終わったことになります。このタイミングで今年の目標に対して実績がついてきているかしっかりと振り返って、第二四半期へとつなげていきたいと思います。

さて、私は最近、時間や労力の多くを自社の採用活動に割いております。

私共の仕事は労働集約型のビジネスモデルですので、事業を拡大する上で人材は欠かすことはできません。

個人的には特に若い世代の力が事業拡大の局面においても、組織の活性化という局面においても重要だと考えています。

今現在は、中途採用、24卒、インターン採用を同時進行で行っており、それぞれ有料媒体を活用しながら進めております。

一方、ニュースや新聞では深刻な人材不足、学生の売り手市場、大手企業の大幅な賃上げなどが盛んに報じられています。

このような報道を聞いていますと、我々のような零細企業が若くて優秀な人材を確保するのは難しいというのは嫌でも思い知らされます。

しかし、それでも知恵を絞り、必要な経費をかけて採用活動を積極的に行っていくと決めました。

大手企業にはない自社の強みをアピールして、少しでも多くの学生に興味を持っていただけるように様々な仕掛けを行っていきたいと思います。

思うような成果が出るかどうかは分かりませんが、何事にもチャレンジしてそこから学ぶという姿勢を持っていれば、求める成果は後から付いてくると信じて頑張ります。

皆様も人材の確保には苦慮されているかと思いますが、お互いに頑張りましょう。

中小企業こそ行うべき！「採用戦略」とは？

こんにちは、伊藤です。

桜の木々も花が咲き始め、春の訪れを感じるこの頃です。

3月から採用活動が解禁となり、リクルートスーツを着た就活生の皆様の姿を見かけるようになりました。
弊社でも、現在新卒・第二新卒・インターン生を中心に採用活動を実施しております。
　

一方で、最近よく耳にすることが、「採用難」ということです。
中小企業の皆様だけでなく、大企業の人事担当者からも採用が困難であるとの声をよく聞きます。

「採用難」には大きく２つの原因があります。 
 

採用難となる2つの原因

①労働者人口の減少

労働者人口の減少日本では少子高齢化の影響で顕著な人口減少が起こっています。
日本の2020年の労働人口は6868万人ですが2040年には6195万人まで減少するといわれています。
労働力の人口減少により企業間の人材確保競争が採用なを引き起こしています。
大手企業においても人材の採用は課題であるとして近年では自ら積極的なアプローチを行う動きもあります。　

②転職希望者の個人の価値観の多様化

　
従来の「終身雇用制度」が崩壊する中、
近年では「自己実現・やりたいことが出来る」や「ワークライフバランスが保てる」など、
個人の価値観が多様化しています。
また、多様な働き方が認められる企業に勤務したいと考える層も増加しています。
時代の流れに適した労働環境を提供できない企業では他社への人材流出が続いています。 
 

これらを理解した上で採用するためには、
具体的にどのような対策を行わなければならないのでしょうか。　
　

人材獲得に向けた具体的な対策

①【採用したい人材の再定義を行う（ペルソナ設計）】
応募者の獲得を優先し、明確なターゲット設定が出来ていない企業が多いです。
採用されたとしても求人広告の内容と実際の仕事内容にギャップを感じてしまい、短期間で辞める恐れもあります。
年齢、経験、働き方、価値観など、自社で採用したい具体的なターゲットを設定することが重要です。　
　

②【採用方法の見直し】
ハローワークなどの求人掲載をして待つだけの採用活動しか行なっていない企業は、求職者へのアプローチ方法の見直しが必要です。
また、求人媒体を活用していても、採用したい人材が見ていない媒体であれば、採用方法を変更しなければなりません。
近年では大半の求職者がインターネットによる検索を行っているため、ＨＰやＳＮＳによる積極的な情報発信も必須です。
特に、中小企業は大手企業と比較して認知度が低いため、情報発信により、企業のことを知ってもらうための取り組みが必要です。
情報発信をする際には、ターゲット層が興味を示すような表現方法とすることも大切です。
直近ではリファラル採用やダイレクトリクルーティングによる採用方法を積極的に取り入れている企業も増加しています。　
　

③【自社の魅力の再定義と魅力を磨き続けること】
求職者にとって業務内容、待遇と同程度重要なのが、一緒に働く人の雰囲気や仕事のやりがいです。
求人原稿には採用条件や仕事内容のみを記載し、「仕事のやりがい」や「会社の雰囲気」が伝わりづらいものが多くあります。
文書で伝えることが難しい場合は写真などを掲載して、自社の魅力を伝えることが大切です。
また、社内の従業員に「なぜ自社を選んだのか？」や、「自社の良いところはどんなところか？」などと聞いてみる事も、
採用担当者とは異なる視点で自社の魅力を見つけられる有効な手段です。
また、自社の魅力については、働き方の多様化は人材の一層の流出に繋がることを理解したうえで、磨き続けることも大切です。　
　

今後、少子高齢化が進展し、大学全入学時代も突入する中で、更なる人材獲得に向けた競争が激化することは明白です。
一方で、働き方の多様化により、中小企業やベンチャー企業への就職を希望する層も増えています。
自社にとって最適な人材を獲得するためには、人材戦略として戦略を立て、積極的な活動を行っていくことが必要でしょう。　
　

伊藤　侑加

疑問を持って仕事をする

こんにちは、事務員の松野です。

弊社では、行動目標シート（行動目標は、自分の役割、自分の能力、これまでのキャリア等を十分に考え、所属部署の品質目標をもとに、具体的に記入すること。また、仕事を進めていく上で必要な能力の向上に関するものも具体的に記入すること。）があり、賞与にも反映され、上期・下期で設定しております。

私は、今回の行動目標で、【生産性・業務改善に関すること】を設定し、具体的には、①生産性の向上に対する関心を持ち、業務の改善に取り組む、②業務改善の提案と実施です。
私の業務は、社内業務（経理・総務）やお客様のアフターフォロー・報告書作成、業者様とのやり取り等がございます。

普段の業務を当たり前のように取り組んでいると変化はなく、時間だけが経過してしまいます。

たとえば、私は、毎月第2月曜日までに試算表を完成させ、その月の試算のハイライトをWordにて作成し、代表に提出しています。
そこで、「疑問を持って仕事をする」ということを意識してみると、このWord資料は必要なのか、時間短縮はできないのかということを考えました。
その結果、予算実績シートで入力すれば、Word資料が不要になることに気づき、時間短縮を図ることができました。
その他にも、生産性や業務改善を意識した結果、経理の仕訳の短縮や毎回、お客様に説明する資料があれば、毎回作成するのではなく、見本資料を作成し、どのお客様にもすぐに送ることができる資料の作成等も業務改善として挙げられます。

「疑問を持って仕事をする」ということを意識してみてください。
そうすれば、普段の業務の中からでも業務改善や時間短縮に繋がることがたくさんあると思います。
時間短縮できたことによって、新しい業務にもチャレンジする時間が確保できます。

たとえ何度となく繰り返している仕事でも、同じものは二度となく、経験を積んだ仕事ほど、「このやり方でいいのだろうか」と疑問を持ち、新たな気持ちで自問自答をすることが大切です。

事務　松野あやか

数字で物事を考える習慣をつける

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

家族との会話や職場内での会話、お客様とのお打ち合わせなどで、抽象的な表現によるコミュニケーションを行うケースはよくあるとことではないでしょうか。

例えば、「卵をたくさん買ってきて」や「早く見積書がほしい」、「忙しくて時間がない」などです。

しかし、「たくさん」や「早く」、「忙しくて」とはいったいどの程度を考えているのか、相手に伝わっているのかは客観的に把握することはできません。

「卵をたくさん買ってきて→卵を10個買ってきて」や「早く見積書がほしい→2日後に見積書がほしい」、「忙しくて時間がない→○に●時間かかっており、時間がない」

のように具体的な数字が入ることで、コミュニケーションロスを防ぎ、意思疎通を円滑にすることや後々のトラブル回避を実現でき、円滑なコミュニケーションを促進することができます。

また、数字は客観的な指標であり、数字に関心を持ち、数字の不足を受入れ、数字を追求することで成長することができます。

曖昧な表現は避け、数字から逃げることなく、数字で物事を考える習慣を身に付けていきたいものです。

中小企業診断士　木戸貴也

主体業務と付帯業務

こんにちは、事務員の松野です。

今回は、先日、代表の長尾が朝礼にて話していた「主体業務」と「付帯業務」についてお話させていただきます。

まずは、言葉の意味からご説明させていただきます。

主体業務とは、メイン業務であり、売上や利益に直結する業務
付帯業務とは、それ自体では、売上・利益を生まない業務
（例）社内会議・打ち合わせ・SNS更新等

私は、この2つの言葉を代表に教えてもらうまでは、業務を2つに分ける考え方を持ち合わせていませんでした。

次にどうしてこの話が朝礼で出たのかをお話させていただきます。
最近は支援先様のみならず弊社自身の生産性や新規事業の立ち上げ、売上について考える機会が増えてきました。

仕事は限られた時間内でのアウトプットや行動・実行が必要であり、その仕事は業績や会社の成長に繋がっていることが大前提ですが、日々行っている仕事が付帯業務ばかりで主体業務が少ないと長尾より説明してもらいました。

もちろん、付帯業務を疎かにするという意味ではありませんが、SNSの更新、社内打ち合わせ、日報の作成などの付帯業務が主体業務より優先されているケースが散見されます。

弊社でも、コンサルタント職の社員と事務職の私の中で、一度立ち止まって、自分の現在の業務について考えるきっかけになったと思います。

一度、主体業務の時間や活動量を最大化させるという視点を持って、仕事の生産性や仕事の時間に対する対価について検討してみてはいかがでしょうか。

事務　松野あやか