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餅は熱いうちにちぎって投げる

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

部下や後輩に仕事を任せる時、心配だから、経験が浅いからとついつい細かなことを指示したり、
任せられずに自分自身で進めてしまうことが良くあります。

『目の前でお客様が困っている』、『資金繰りがタイトでいつも悩まれている』というご状況を
目の当たりにすると今すぐ少しでも改善できるように体が動いてしまいます。

このような状態は案件が“熱い状態”であり、大変な状態ではあるのですが、
一方でコンサルタントとしてのやりがいが高い状態でもあります。部下や後輩が育つためには、
熱々の案件を任せていかなければなりません。

その時の渡し方には気を付けましょう。

丁寧に渡すわけでもなく、全て丸投げするでもなく、部下や後輩の習熟度合いに応じ、やや厳しめな渡し方が良いです。

一方で、仕事を任される部下や後輩は、熱々なうちに案件を進めてしまわなければなりません。

受け取った熱々案件を自分の手で持ったままでは、火傷してしまいます。

例えば、期日が迫ってから案件の進捗が遅れていることがばれる、何をしたらいいかわかっていないが確認せずに放置しているなど、
実際に火傷を負うわけではありませんが、社会人としては大火傷です。

人材育成で悩まれている方や中々スキルアップできずに悩まれている方は、
仕事の渡し方や案件の状態を見直し、熱々の案件に対応していきましょう。

中小企業診断士　木戸　貴也

人事・組織プロジェクトの取り組み

経理・総務の松野です。

弊社では、お客様へ提供する支援メニューや品質を向上させるための商品・品質プロジェクトや売上の最大化・認知拡大を目的とした営業プロジェクト、そして良い社風の醸成や気づき・優しさがある人間になることを目的とした人事・組織プロジェクトなどの目的別のプロジェクトチームがございます。

人事・組織プロジェクトのメンバーは、経理・総務である私と営業事務職の吉川です。

弊社は12月決算で、毎年1月の初出勤日に経営方針発表会が開催され、代表が経営方針や年度方針、年度予算などの発表を行います。

経営方針や年度方針にある、特に人や組織に関する目標を達成するために、人事・組織プロジェクトとして取り組むべき内容を1月の年始に議論し、アクションプランを設定しました。

毎月1回集まり、設定したアクションプランに対して遅れている項目はないか、アクションプランを進める中で困っていることをお互いに共有しております。

具体的には、下記の項目がございます。

・当たり前を疑う、社風醸成のための業務改善件数（社内外問わず）
・視野・見聞を広げるための回覧（日経新聞より政治経済や業種の動向、電話応対のポイント、質問力・人間力を養うための記事など）
・提供するサービス力の向上のため、外部講師を招いた研修の企画（ビジネスマナー研修、管理職研修、一般職研修など）
・SNSとブログ投稿などの外部発信の進捗管理（ＸやInstagram、オフィシャルブログ、専門家コラム）
・定時退社日数の集計（健康、メリハリのある活動を促す）
・イベントの企画（フットサルやビンゴ大会）　など

アクションプランでは、上記の項目それぞれに対して予算を設定しております。

例えば、Instagramの更新が予算に対して遅れている場合は、人事・組織プロジェクトの責任者として更新を積極的に行うことはもちろんですが、朝礼や全体会議にて全社員へ協力を促し、組織として予算達成できるよう取り組んでおります。

また、人事・組織プロジェクトのメンバーは2人ですが、責任者を明確にすることで責任者として絶対に目標を達成するという覚悟ができ、アクションプランを進めていくプロセスの中で、人として成長できます。

業務改善や回覧、SNS、ブログ管理など直接売上に繋がることはないですが、組織は人で構成されており、それぞれが意識し行動することで、経営方針や年度方針という大きな目標も達成することができます。

経理・総務　松野あやか

社員のモチベーションを左右する2要因

こんにちは、中小企業診断士の杉本です。

経営者の方とのお話の中で、「社員のモチベーション」に関するお悩みをお聞きすることが増えました。

社員のモチベーション向上に効果的なアプローチ方法の１つが、心理学者のフレデリック・ハーズバーグによって提唱された「動機付け・衛生理論」です。

この理論は、社員のモチベーションの上下に関わる要因を「動機付け要因」と「衛生要因」の２つに分類する考え方です。

・動機付け要因

動機付け要因は、仕事に対する積極的な態度を引き出す要因です。具体的には、成長や達成感、責任感などがあり、これらが満たされることでモチベーションは上昇します。一方で、十分に満たされなかったとしても不満とは感じず、モチベーションの低下には繋がりません。

・衛生要因

衛生要因は、仕事に対する不満を取り除くための要因です。具体的には、職場での人間関係や業務環境、給与、労働条件などがあり、これらに不満があると社員のモチベーションは低下します。逆に十分に満たされたからといって仕事に対してモチベーションが上がるわけではありません。

動機付け要因はモチベーションをゼロからプラスにするための要因、衛生要因はモチベーションをゼロからマイナスになる要因と考えることが出来ます。

多くの経営者は、社員の不満解消のために給与や福利厚生を見直せば社員のモチベーションが上がると考えていますが、それだけでは動機付けが不十分であると言えます。

社員のパフォーマンスを向上させるためには、衛生要因の適切な整備と動機付け要因の強化の両面からのアプローチが不可欠です。

・衛生要因の整備

衛生要因の整備では、現状の職場環境や報酬制度の見直しを行います。例えば、評価基準が明確である透明な評価制度を導入することで公平性を感じさせたり、職場の人間関係が良好になるようチームビルディングの機会を提供することで、不満が生じにくい環境を整えます。

・動機付け要因の強化

動機付け要因を強化するためには、社員が成長を実感できる機会を提供することが重要となります。例えば、社内の研修制度やキャリア開発プログラムを充実させたり、仕事に対して自ら考え、行動する裁量を与えたりすることで、社員が「自分の仕事に意義を見出し、やりがいを感じる」ように促すことができます。また、上司や経営者が社員の成果を定期的に評価し、成果を認めて称賛することで、社員はより一層の達成感を得ることができます。

動機付け・衛生要因理論は、社員のモチベーション向上において有効な考え方の１つです。衛生要因で不満を抑え、動機付け要因で社員がやりがいを感じられるようにすることで、社員の積極性を引き出し、組織全体の生産性を高めましょう。

中小企業診断士　杉本貴弘

自ら中間報告（経過報告）を設ける

こんにちは、経理・総務の松野です。

私は組織図上、代表の直下に位置しており、代表より業務の依頼や、代表へ業務の提案書を提出する場面が多々ございます。

直近であれば、経理・総務以外の業務で、10月は自社BSC（バランス・スコアカード）の作成・業務提携先様にお渡しする資料作成がございました。

入社当初と比べて、業務の進捗が肌感覚ですが早く進んでいる気がします。
なぜそう感じるのか、理由を自問自答していると入社当初は全く意識していなかったことでしたが、現在は共通点を見つけることができました。

それは、中間報告（経過報告）を設けていることです。

中間報告（経過報告）は、業務の進捗状況や今後の予定などを業務依頼者（私の場合であれば代表）に途中で報告をすることです。

なぜ中間報告（経過報告）をすることで、業務が早く進むかというと、入社当初よりも知識・能力が身に付いたこともありますが、中間報告を行うことで、業務の軌道修正が可能になるからです。

中間報告を行い、代表や上司の意図や方向性と合っていれば、そのまま業務を進めましょう。
仮に、意図からずれている場合、方向性が異なっている場合であれば、せっかく進めた業務を最初からやり直さなければならない可能性があり、今まで自分が着手した時間が無駄になってしまいます。

中間報告（経過報告）を設けることで、きっと代表や上司より修正のアドバイスやコメントがもらえるかと思います。
そのアドバイスやコメントをもとに軌道修正することで、やり直しが早い段階から行うことができ、業務負担も軽減されます。また、代表や上司へ安心感を与えることも可能です。

現在、自社のBSCの作成にあたり、代表へ中間報告（経過報告）を設けたことで、代表と方向性の再確認を行うことができ、スムーズに業務を進めることができました。

一度、代表や上司へ中間報告（経過報告）を行い、進捗状況を共有してみましょう。

経理・総務　松野あやか

自然な笑顔のコツはウイスキー

こんにちは、伊藤です。
私は、毎朝電車通勤をしており、日々、会社員の方をはじめ、多くの方とすれ違っているのですが、表情の硬い方が非常に多いです。
もちろんずっと笑顔で居続けられる人はいないと思いますが、一般的に「初対面の印象は5秒で決まる」とも言われており、
「もし、この表情でお客様にお会いされているなら、勿体無いなぁ。」と思う方が多いです。
（恐らく大半の方が表情の切り替えが出来ていると思いますが…。）　

そんな出来事から思い出したのが「店舗接客調査における笑顔の調査結果」です。
私はこれまで居酒屋、ファーストフード、カフェなどの飲食店や、スーパーマーケット、ドラッグストアなどの小売店から大規模商業施設まで500店舗以上の接客調査を行ってきました。
クライアント様によって調査依頼項目が異なりますが、必ず調査要望に入っているのが「自然な笑顔で接客が出来ているか」という項目です。
店舗数で500なので、それらを遥かに上回る従業員様を調査しましたが、自然な笑顔で接客をして下さった方は、3分の1もいなかったです。
それだけ「自然な笑顔」は難しく、裏を返せば、「自然な笑顔」ができるだけで他者との差別化に繋げられるということです。

しかし、接客業として働く方の多くは「接客においては笑顔が大切」という事を意識し、日頃接客されているかと思います。
ただ、実際には、口角が上がっているだけで自然な笑顔が出来ていなかったり、声が大きいだけであり、
元気はあるけれど表情が硬く事務的な雰囲気に見えたり、緊張した雰囲気に見え、顧客からは「笑顔でない」と判断されてしまうことが多いです。
自分の笑顔の表情を知るためには、鏡を見てみるといいでしょう。

自然な笑顔を作るためには、「目元が笑顔であるか」が非常に重要です。
特に、マスクを着用して接客する場合は、目元しか表情が見えないため、より目元の笑顔を意識しなければなりません。
自然な笑顔を作るためには「表情筋」が影響を与えますが、普段あまり使用しない筋肉のため、意識せずに動かすことは難しいです。

「お客様へ感謝の気持ち」を持っていても、笑顔がないために、
お客様にその気持ちが伝わらないのは、とても勿体ないことです。
　

そこで、自然な笑顔を作るコツとして、是非覚えていただきたいのが「ウィスキー体操」です。
方法はいたってシンプル、「ウィスキー」と発音するだけです。
「ウィ」の発音の時に、口角を上げ、「キィ」の発音の時に、目元と口角を上げるよう意識してください。
これだけで目元が上がり、自然な笑顔が作れるようになります。
　

笑顔は、経験や知識がなくても行える相手に好印象を与えられるツールでもあります。
ビジネスシーン以外においても、良好なコミュニケーションを築くためには、笑顔であることが大切です。
是非、始業前や思い立った時に「ウィスキー」と発音して、自然な笑顔を表現できるようにしましょう。

伊藤　侑加

部下の力を引き出す「権限委譲」とは

こんにちは、伊藤です。
9月中旬になり、朝晩が過ごしやすい気候となりました。
さて、今回のテーマは「権限委譲」です。

経営者や管理職層の方は、日々の業務をこなす中で「もっと部下に任せられたらいいのに」と思うことはありませんか。
そのような時に考えなければならないことは「権限委譲」です。
権限委譲とは、自分の持つ意思決定の一部を部下に任せ、その業務に対して責任を持ってもらうことです。

権限委譲をしなければならないと分かりつつ、
「部下が失敗することへの不安」から、なかなか実行に移せないという方も多いのが現実です。
責任を負う立場にいると、部下の失敗が全体の成果に影響を及ぼすこともあり、
「失敗させたくない」と思うのは自然なことです。
しかし、失敗することなく成長できる人材は殆どいません。
部下に新しいタスクを任せるときには、失敗のリスクを理解し、許容する姿勢であることが大切です。

私は、ここで重要なのは、部下の失敗をどう捉え、どう次の成功に繋げていくのかだと考えています。
失敗を恐れ、部下がチャレンジできない環境では、
上司に頼りきりになってしまい、結果として上司自身の負担も増してしまいます。
失敗があったとしても、その後のフィードバックやサポートで部下が成長できるように導いていくことが大切です。　
短期的には時間や労力がかかるかもしれませんが、
長期的な視点に立ち、寛容さを持ちながら、部下が次のステップに進めるよう、暖かく見守ることが大切です。

もちろん、すべての状況で失敗が許されるわけではありません。
例えば、大事な取引先との交渉や契約の締結など、会社の利益に直接影響を与える場面では、
上司の介入が必要になることもあります。
このような場面では、部下に任せる範囲を明確にすることが大切です。
あらかじめ、リスクのある業務や意思決定については上司が最終確認を行うルールを定め、
部下が安心して取り組める体制を作ることで、失敗のリスクを抑えつつ権限委譲を進めていくことが可能です。

また、部下に権限を委譲した後は、「任せっきり」とするのではなく、フィードバックを行うことが大切です。
フィードバックは部下が自分の行動を振り返り、改善するための貴重な機会です。
しかし、フィードバックを行う際にも工夫が必要です。
あまり頻繁にフィードバックを行うと、マイクロマネジメントとなってしまい、
部下は自分の意見を述べてはいけないと思ってしまいます。
一方で、全くフィードバックがないと、
「自分が出来ているのか分からない」と不安になり、モチベーションを失ってしまうこともあります。
そのため、フィードバックは適度なタイミングで行うことが大切です。
部下の成果で良いところは認め、改善点については次の成功に繋がるよう建設的に伝えることで、成長を促すことができます。

また、行動や結果については
「この箇所について、〇〇と説明していたけれど、△△にすると、説得力が増して、より良くなると思うよ。」など、具体的にフィードバックし、改善のイメージが出来るように伝え、次回行動に移せるようにできるよう働きかける必要があります。
　

権限委譲をうまく進めるためには、上司と部下の間のコミュニケーションが非常に重要です。
部下に仕事を任せるだけでなく、上司としての考え方や期待をしっかりと伝え、
コミュニケーションをとりながら進めていきましょう。
また、部下が安心して意見を述べられる環境を作らなければなりません。
部下からのフィードバックも受け入れる姿勢を持ち、対話を通じて相互理解を深めることが大切です。

権限委譲は、上司が部下に信頼を置き、自主性を引き出すことでチーム全体の力を向上させる重要な手段です。
上司は失敗を許容し、適切なフィードバックを行いながら、部下と共に成長していく姿勢が必要です。
効果的なコミュニケーションと信頼を築きながら権限委譲を進め、チーム全体のパフォーマンスを向上させましょう。
　

伊藤　侑加

挨拶について

こんにちは、経理・総務の松野です。

社内外問わず、安心感や信頼、好感を持ってもらうための挨拶は、本当に難しいと実感しております。

最近の社内の出来事で、挨拶は、会社の雰囲気を変える要素のひとつであると感じたため、共有させていただきます。

私が朝、出社すると、先に会社に来て勉強や本を読んでいるメンバーがいます。
最初は「おはようございます。」という挨拶をお互いに行い、その後は自席に向かっておりましたが、最近は「おはようございます。昨日の格闘技は見ました？」や「おはようございます。昨日の食事会、お疲れさまでした。美味しかったですね。」と一言添えてくれます。
朝、単に挨拶するだけではなく、たわいもない話をすることで、満員電車で憂鬱な気分をリフレッシュさせてくれます。
また、今日も頑張ろうという気持ちにさせてくれます。

挨拶＋αを意識するだけで、相手に与える印象は変わってきます。

同時に、ただ大きな声で挨拶することが、相手に好感を持ってもらうための挨拶とは限らないとも思いました。笑顔で相手の目を見て言えているだろうか、朝、自分自身が読書や新聞に集中しすぎて、後から出社してくるメンバーを無視していないだろうか、気を付けないといけないと改めて思いました。

朝は一日の始まりで、会社にいるメンバーが気持ちよく働けるよう、まずは無料でできる挨拶から見直してみるのはいかがでしょうか。

経理・総務　松野　あやか

事前準備をしっかりと

こんにちは、経理・総務の松野です。

私は普段、請求書の作成や預金・現金管理、売掛金の管理、領収書の処理などの経理業務と
勤怠管理や給与作成、各種手続き、SNS投稿などの総務業務を行っております。

今回は、主に経理・総務のご担当者様に向けて、取り組みを共有させていただきます。

朝礼や会議の場で、経理・総務の立場から全社員に向けてお知らせを共有する場面はございますでしょうか。
あるいは、上司や先輩から「来週の会議までにまとめて全社員へ共有してください。」という場面はございますでしょうか。

そのような状況において、下記の2点をぜひ参考にしていただけますと幸いです。

①相手は、事前情報や基本知識を何も知らないという前提を持っておくこと
②結果、相手（＝共有を受けた側）はどのような影響があるのかということ

①に関しては、自分は、仮に社内イベントの詳細や定額減税、所得税、保険料について知っていても、相手は言葉自体を初めて聞くかもしれませんし、自分の知っていることが必ずしも相手も知っているとは限りません。
ですので、相手は事前情報や基本知識を何も知らないということを前提とし、具体的に何を伝えなければならないのかを事前にまとめ、自分が検討した内容が初めて聞く相手も理解できるのかどうかをしっかりと検討することが大切です。

②に関しては、ダラダラとお知らせを共有するのではなく、相手にどのような影響があるのか、相手は確認するだけでいいのか、それとも何か行動してもらわなければならないのかなどを事前に整理したうえで、依頼・要求を率直に伝えます。

その結果、いつもよりスムーズに報連相ができ、組織内でのコミュニケーションが円滑に進むでしょう。
また、朝礼や会議などでお知らせを共有した後は、相手の反応を見て、個別での声掛けや補足説明のメールなど、その場の状況に応じた対応も必要です。

経理・総務　松野　あやか

抽象的な概念を数値に置き換えて考える

こんにちは、経理・総務の松野です。

猛烈な暑さは続いており、また、各地で急な雷雨も発生しています。

急な雨にも備えて、最近晴雨兼用の折りたたみ傘を購入しました。

弊社では、経営方針書より抜粋し、毎月、会社全体で重点的に取り組む行動（重点目標）を決定しております。

従来までは、経営方針書より重点目標を決定し、各自が行動するのみでどんな結果が出たのか、どんな気づきがあったのか分からない状態でした。

そこで、5月よりコンサルタント職の日野と話し合い現在のやり方のままでいいのか、抽象的ではなく、より具体的にする方法はないだろうかという「当たり前を疑う」視点を持ち、「数値目標」を決める運びとなりました。

そして、5月より社員全員が閲覧できるスプレットシートを作成し、行動した内容・工夫した内容を記入期日までに記載しております。

また、月末になると入社1年未満の社員が集まり、当月の重点目標の振り返りと来月の重点目標・数値目標を決めてもらっています。

実際に、5月は、経営方針書「感謝について」より、電話・メール・手書きメッセージにて感謝の気持ちを月に5回伝える。

6月は、経営方針書「販売・営業に関する方針①」より、お悩みをお聞かせいただけるようにお客様に寄り添い、喜ばれ、感謝される仕事をする。お客様に寄り添って行動した回数5件。

7月は、経営方針書「販売・営業に関する方針②」より、事前準備をしてお客様の役に立つ。大切な時間をもらっていることを意識する。お客様毎に合わせて工夫して事前準備を行った回数5件。

月に5件とありますが、3ヶ月運用した結果、行動した実績が8件や9件など、重点目標・数値目標を意識し、目標数値以上に取り組んでいる社員や従来よりもスムーズにお客様への案内やお客様への負担を最小限にできた社員、またお客様より実際に、嬉しいお言葉・暖かいお言葉をいただいている社員もいました。

数値目標の決定後は、上司や後輩が、どのような視点を持ちお客様と接しているのか、どのような価値観を持ち行動しているのかを拝見することができ、自分も活かしてみよう！と新たに学ぶこともできております。

また、目標設定において役に立つフレームワークである「SMARTの法則」は、既に知っていましたが、日野と議論し、重点目標を数値化したことで初めて大切な考え方であると気づきました。

ちなみに、、、「SMARTの法則」とは

Specific→具体的、わかりやすい

Measurable→計測可能、数字になっている

Agreed upon→同意して、達成可能な

Realistic→現実的で結果志向

Timely→期限が明確

法則を講義式で教えてもらっても自分の知識にはならず、仕事の実務・会社の業務に置き換えて初めて、「SMARTの法則」が役に立ったと感じることができました。

抽象的な概念を具体的な数値に置き換えてみると、意外に取り組みやすくなるかもしれません。

経理・総務　松野　あやか

仕事に役立つ数学の考え方

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

小学校から大学までの算数・数学は好きな科目だったのですが、正直、方程式とか公式を理解したり、覚えたりして何の意味があるのかなと、疑問を持っていました。

学生時代はその目的を理解できず、社会人になりたての頃には、疑問を持っていたことさえも忘れていました。

しかし、前職で営業担当だった時、営業の成果（金融機関の法人営業だったので、融資が最も大きな成果でした）が出ている時とそうではない時、自分よりも成績が良い方々との違いを考えていくと、「何を自分でコントロールでき」、「何が自分ではコントロールできないもの」なのかを分け、コントロールできることに集中している時が成果が出ているのでは？と仮説を持ちました。

例えば、営業であれば、アポイント件数とか新規訪問件数、融資の提案件数、提案書の作成件数などでした。これらは全て自分自身の活動量で変化するものであり、自分自身がやるかやらないかだけのものでした。

一方で、面談率（飛び込み営業もあったので、実権者に合えないことがほとんどでした）や提案の成約率、起案の承諾率などの結果は、自分ではコントロールできません。全て相手があるためです（面談率＝実権者、成約率＝実権者や競合企業、起案率＝上司や本部の決裁など）。

もちろん、面談率を上げる努力（例えば、アポが取りやすい時間を調べる、事務所にいる時間帯や比較的手すきな時間を掴むなど）は重要であり、常に工夫し続けるのですが、「率」そのものをコントロールすることは誰にもできないのです。

この考えに至ったのは、数学で「定数」と「変数」を学んでいたからだと思っています。

色々な方と仕事をしてきましたが、意外と変数ではなく定数を動かそう、動かそうとして上手く行かない方も見てきました。

社会人になって改めて数学を学びなおす必要はないとは思いますが、「定数」と「変数」の違いを理解しているだけでも、何に注力すれば良いのか、分かり易くなるのではないでしょうか。

中小企業診断士　木戸　貴也