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後輩や教える対象が存在することで、教える側が育つ

経理・総務の松野です。

最近は、経理・総務業務以外に、特にインターン生に業務を教えることが増えております。

インターン生に業務を教えていくなかで、気づいたことがございますので、共有させていただきたく存じます。

具体的には、会社のルールやシステムの説明、メールの作成方法、決算入力方法などを主に教えています。

私は、インターン生に業務を教える際に、言い回しや資料の準備、教える順番の検討など事前準備を入念に行っています。

また、実際に業務を教える際に意識していることが2点ございます。
それは、「インターン生がPCを操作し、実践する」と「一方的に話すのではなく、質疑応答を交えながら教える」です。

私がPCを操作し、インターン生に伝えていると、インターン生本人は、わかったようでわからない状態になってしまうと思い、インターン生がＰＣを操作し、一緒に画面を見ながら操作方法をお伝えしております。
実践あるのみ、そして体で覚える方が自分の血肉になるからです。百聞は一見にしかずです。

また、一方的に話すだけだと話がきちんと伝わらなかったり、会話が成立しなかったり、相手が理解しているのか確認ができなかったりと問題が発生してしまいます。
質疑応答を交えることで、相手にも参画してもらい、コミュニケーションを取ることができます。また、相手の理解度を確認しながら話すことができます。
「現段階で、ここが分からないなどの質問はある？」と自分から声をかけ、相手に対して話しやすい雰囲気を作ることも教える側にとって重要なことです。

上記に加えて、教える立場になることで、新たな気づき・改善点を見つけることもできます。

仮にインターン生Aさんには、このように教えてみたが、誤解を招いてしまったため、次回からインターン生Ｂさんには、前回の反省を活かし、違う教え方をしてみようとトライアンドエラーを繰り返すことで、新たな気づきを発見することができ、自分の教える「型」ができます。
また、業務を教えることで改めて自分の頭の中で、その業務を整理することができ、理解を深めることもできます。

教える立場になることで、教える側が育つということです。

4月より新入社員が入社することで、後輩ができる方がいらっしゃると思います。
一度、「一緒に実践しながら教える」と「一方的に話すのではなく、質疑応答を交えながら教える」ことを意識してみてください。

経理・総務　松野　あやか

モノがあふれる時代こそ重要性が増す「提案営業」とは

こんにちは、伊藤です。

最近感じることは、商品があふれすぎて、自分に合った商品を簡単に選ぶことが難しいということです。

先日、某ファッション通販サイトで、黒いパンプスを購入しようとしたのですが、
「黒　パンプス」と検索すると、あらゆるブランドの似たようなデザインの商品が200点以上も表示され、どれを購入するのが良いか悩んでしまい、購入に至らなかったということがありました。

この時に感じたのは、私の課題を解決してくれる、提案サービス（提案営業）があればいいなという事でした。

提案営業とは、ただ商品やサービスを販売するのでなく、顧客が抱える課題を理解し、解決策を一緒に考えていく営業方法のことを言います。

提案営業を行う際に一番重要なことは、「まずはお客様の状況や悩み事をしっかりと聞くこと」です。

例えば、お客様が「コスト削減」を希望する場合、
「この商品であればいくらコストが削減できます」と、すぐに商品の提案に入るのではなく、
まずは「どんなコストを削減したいのか。」、「なぜコストを削減したいのか？」「コスト削減をした結果、何を実現したいのか。」を質問し、お客様のニーズを掘り下げます。
そして、お客様の潜在ニーズを認識した段階で、課題の解決に向けた提案を行います。
　

もし、提案が見送りになったとしても、一度の提案で終わるのではなく、
定期的なフォローアップや進捗確認を通じて、「この人に相談して良かった」と思って貰える存在になることも重要です。

市場では、あらゆる商品やサービスがあふれるものの、消費者が消費できるキャパシティは限られています。
このような中で事業の成長を持続的なものとするためには、顧客に寄り添いながら、顧客の課題の解決に取り組み、長期的な信頼関係を築くことが大切です。
すぐに営業方法を切り替えることは難しいかもしれませんが、少しずつでも結構ですので、
ぜひ、提案営業の考え方を取り入れて営業活動をしてみてください。

伊藤　侑加

自社の業務改善について

経理・総務の松野です。

弊社は、12月27日（金）が大掃除と忘年会であり、本年度の営業日数も残りわずかです。

1年間を振り返った際、経理・総務として特に頑張ったことは、当たり前を疑う、社風醸成のための業務改善の提案です。

従来までは、なぜできないのかという「できない理由」を考えておりましたが、できない理由を考えていても思考が停止してしまい、ネガティブ思考に陥ってしまいます。

本年は、どのようにすれば、現在の自分の業務を早く進めることができるか。
どのようにすれば、全従業員へ効率良く、経理・総務として情報を共有できるか。
のように、前向きに自分にいつも問いかけておりました。

経理・総務だけでなく、弊社のコンサルタント職や営業事務職からの業務改善の提案もあり、自社業務・自社のルールなどの業務改善数が、1年間で51個もございました。

いくつかご紹介いたします。
・405事業やスポット支援の請求書の見える化
・封筒に請求書スタンプの押印
・全員が同じレベルで、新規のお問い合わせの対応ができるよう、対応手順の作成
・支援実績や採択実績のヒアリングシートの作成
・コンサルタント職から営業事務職へ業務依頼時のフォーマット作成
・誕生日のお祝いを月に1度の全体会議にて実施
・使用していないホワイトボードの運用方法
・経営方針書より抜粋した重点目標の数値化し、具体的な行動に落とし込む　など

普段、何気なく行っている業務も、少し手を止めて、現在のやり方が最善なのか、もっと良い方法があるのではないかという視点を持つことで、業務時間が短縮されます。

どんなに小さい業務改善であったとしても、時間が短縮されれば、残業時間を減らすことにも繋がり、また業務の標準化も図ることができ、大きな結果に繋がります。

バックオフィス部門であるため、直接お客様と接する機会は少ないですが、来年度もよろしくお願いいたします。

来年度も当たり前を疑い、強いバックオフィスの経理・総務として尽力して参ります。

どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。

経理・総務　松野あやか

ビジネスで勝つためには「1番」を目指せ

こんにちは、伊藤です。
突然ですが、2つ質問をします。

【質問①】日本で1番高い山と2番目に高い山は何でしょうか？
【質問②】日本で1番広い湖と2番目に広い湖はどこでしょうか？
　

1番高い山は「富士山」、2番目は「北岳」、
そして、1番広い湖は「琵琶湖」、2番目は「霞ケ浦」です。
「富士山」や「琵琶湖」は即答できた方が多いと思いますが、
「北岳」と「霞ケ浦」はいかがでしょうか？
2番目の「北岳」や「霞ケ浦」を回答出来る方は2割程度と言われています。
　
この質問で伝えたいことは、
「1番」と「2番」では、人の記憶への残りやすさや、印象の強さに大差があるという事実です。
この現象は、単に記憶として残りやすいだけでなく、
ヒトが意思決定をする場面においても影響を及ぼします。
例えば、飲食店を選ぶ際に、「地域で1番評価が高い店」と「2番目に評価が高い店」があれば、
多くの人が2番目に評価が高い店ではなく、1番評価が高い店を選ぶでしょう。

ビジネスの場面においても同じであり、
顧客から「２番手」の印象を持たれてしまうと、選択肢から外れされてしまう可能性が高くなります。
そのため、顧客から選ばれる存在となるためには、「1番」を目指さなければなりません。
　
しかし、「1番」と言っても、必ずしも、売上高や業界シェアなどを意味するのではありません。
例えば、
「アフターフォローがエリア内で最も充実している」、
「問い合わせへの回答時間が圧倒的に早い」、
「特定の分野での知識や実績が豊富である」など「顧客にとっての1番であること」が重要です。

顧客から選ばれる「1番」を目指すためには、まずは、顧客のニーズを把握しなければなりません。
表面的なニーズだけでなく、
「顧客が本当に求めていることは何か」、「顧客に提供できる価値は何か」を徹底的に考えましょう。
そして、自社の強みを深堀りし、競合と比較しても差別化できる自社の強みを見つけましょう。
最後に、顧客に対して「自社はこの分野で1番であり、顧客に対して価値提供できること」を訴求します。
顧客へ訴求する際に忘れてはならないことは、「顧客視点であること」です。
　
大きなことから始めようとすると、なかなか行動に移せなくなるため、
まずは、小さなことからでも結構です。
「この分野であれば1番を獲得できる」というポイントを見つけ、自社の強みを磨き上げながら、
「顧客にとっての1番」を目指しましょう。

伊藤　侑加

複数の施策を手元に持ち、そして実行する。

皆さん、こんにちは。フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

今年もあと１ヶ月です。

当社は12月決算ですので1年の終わりでもあり、今期の終わりです。

今期の当社は厳しい時期があり、経営者として考えさせられることも多かったです。

経営者として会社の舵取りに時間を割かなければならないのですが、士業事務所の代表は実務がとても多く、自社のことを考える時間があまり確保できませんでした。

しかし、会社の業績や新しい取り組みを考え、指示し、結果を出すのは経営者の仕事です。

時間がないからといって自社の経営に対して何も取り組まないというのは許されません。

実のところ、私は短期間でも経営にインパクトを与える施作を常時５〜１０ほどの持っていて、機が熟したと感じた時や社員のキャパに余力があると感じた時にいくつかその施作を実行に移します。

今期は8月以降４つの施作を打ち出し、それぞれで立派な芽が出てきました。

成果として表れるのは来期になりますが、道筋をつけ社員が自走するような明確な指示を出すのが当社のような中小零細企業の経営者の重要な仕事だと実感した1年でした。

経営者は常に不測の事態や企業を成長させるために手元に有効な施策を持っていなければなりません。

私もこの夏から秋にかけて４つの施作を実行に移したことで、手持ちの施策が少なくなりましたので、また補充しなければなりません。

経営に有効な施策はどこで仕入れるのかは皆さんも興味を持たれるかもしれませんが、大した回答はできません。

行っているのは一般的なことです。

本を読む、セミナーに行く、成功している同業他社を分析する、成功している異業種を分析するなどです。

私自身は特別な能力がある人間ではありませんので、とにかく成功している経営者や事例から学ぶしかありません。

経営者の仕事で最も大事なのはビジネスモデルの構築と実行です。

具体的にはどこから収益を得て、どのように仕組み化させるのかを考え、実現させることです。

規模の大小は関係なく、経営者であれば必ず求められる能力です。

皆さんも、是非、業績に直結するような施策を手元に持つようにしてください。

私は今年に実行に移した施策がどのような結果をもたらすのか、改めて皆様にご報告できればと思います。

餅は熱いうちにちぎって投げる

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

部下や後輩に仕事を任せる時、心配だから、経験が浅いからとついつい細かなことを指示したり、
任せられずに自分自身で進めてしまうことが良くあります。

『目の前でお客様が困っている』、『資金繰りがタイトでいつも悩まれている』というご状況を
目の当たりにすると今すぐ少しでも改善できるように体が動いてしまいます。

このような状態は案件が“熱い状態”であり、大変な状態ではあるのですが、
一方でコンサルタントとしてのやりがいが高い状態でもあります。部下や後輩が育つためには、
熱々の案件を任せていかなければなりません。

その時の渡し方には気を付けましょう。

丁寧に渡すわけでもなく、全て丸投げするでもなく、部下や後輩の習熟度合いに応じ、やや厳しめな渡し方が良いです。

一方で、仕事を任される部下や後輩は、熱々なうちに案件を進めてしまわなければなりません。

受け取った熱々案件を自分の手で持ったままでは、火傷してしまいます。

例えば、期日が迫ってから案件の進捗が遅れていることがばれる、何をしたらいいかわかっていないが確認せずに放置しているなど、
実際に火傷を負うわけではありませんが、社会人としては大火傷です。

人材育成で悩まれている方や中々スキルアップできずに悩まれている方は、
仕事の渡し方や案件の状態を見直し、熱々の案件に対応していきましょう。

中小企業診断士　木戸　貴也

人事・組織プロジェクトの取り組み

経理・総務の松野です。

弊社では、お客様へ提供する支援メニューや品質を向上させるための商品・品質プロジェクトや売上の最大化・認知拡大を目的とした営業プロジェクト、そして良い社風の醸成や気づき・優しさがある人間になることを目的とした人事・組織プロジェクトなどの目的別のプロジェクトチームがございます。

人事・組織プロジェクトのメンバーは、経理・総務である私と営業事務職の吉川です。

弊社は12月決算で、毎年1月の初出勤日に経営方針発表会が開催され、代表が経営方針や年度方針、年度予算などの発表を行います。

経営方針や年度方針にある、特に人や組織に関する目標を達成するために、人事・組織プロジェクトとして取り組むべき内容を1月の年始に議論し、アクションプランを設定しました。

毎月1回集まり、設定したアクションプランに対して遅れている項目はないか、アクションプランを進める中で困っていることをお互いに共有しております。

具体的には、下記の項目がございます。

・当たり前を疑う、社風醸成のための業務改善件数（社内外問わず）
・視野・見聞を広げるための回覧（日経新聞より政治経済や業種の動向、電話応対のポイント、質問力・人間力を養うための記事など）
・提供するサービス力の向上のため、外部講師を招いた研修の企画（ビジネスマナー研修、管理職研修、一般職研修など）
・SNSとブログ投稿などの外部発信の進捗管理（ＸやInstagram、オフィシャルブログ、専門家コラム）
・定時退社日数の集計（健康、メリハリのある活動を促す）
・イベントの企画（フットサルやビンゴ大会）　など

アクションプランでは、上記の項目それぞれに対して予算を設定しております。

例えば、Instagramの更新が予算に対して遅れている場合は、人事・組織プロジェクトの責任者として更新を積極的に行うことはもちろんですが、朝礼や全体会議にて全社員へ協力を促し、組織として予算達成できるよう取り組んでおります。

また、人事・組織プロジェクトのメンバーは2人ですが、責任者を明確にすることで責任者として絶対に目標を達成するという覚悟ができ、アクションプランを進めていくプロセスの中で、人として成長できます。

業務改善や回覧、SNS、ブログ管理など直接売上に繋がることはないですが、組織は人で構成されており、それぞれが意識し行動することで、経営方針や年度方針という大きな目標も達成することができます。

経理・総務　松野あやか

社員のモチベーションを左右する2要因

こんにちは、中小企業診断士の杉本です。

経営者の方とのお話の中で、「社員のモチベーション」に関するお悩みをお聞きすることが増えました。

社員のモチベーション向上に効果的なアプローチ方法の１つが、心理学者のフレデリック・ハーズバーグによって提唱された「動機付け・衛生理論」です。

この理論は、社員のモチベーションの上下に関わる要因を「動機付け要因」と「衛生要因」の２つに分類する考え方です。

・動機付け要因

動機付け要因は、仕事に対する積極的な態度を引き出す要因です。具体的には、成長や達成感、責任感などがあり、これらが満たされることでモチベーションは上昇します。一方で、十分に満たされなかったとしても不満とは感じず、モチベーションの低下には繋がりません。

・衛生要因

衛生要因は、仕事に対する不満を取り除くための要因です。具体的には、職場での人間関係や業務環境、給与、労働条件などがあり、これらに不満があると社員のモチベーションは低下します。逆に十分に満たされたからといって仕事に対してモチベーションが上がるわけではありません。

動機付け要因はモチベーションをゼロからプラスにするための要因、衛生要因はモチベーションをゼロからマイナスになる要因と考えることが出来ます。

多くの経営者は、社員の不満解消のために給与や福利厚生を見直せば社員のモチベーションが上がると考えていますが、それだけでは動機付けが不十分であると言えます。

社員のパフォーマンスを向上させるためには、衛生要因の適切な整備と動機付け要因の強化の両面からのアプローチが不可欠です。

・衛生要因の整備

衛生要因の整備では、現状の職場環境や報酬制度の見直しを行います。例えば、評価基準が明確である透明な評価制度を導入することで公平性を感じさせたり、職場の人間関係が良好になるようチームビルディングの機会を提供することで、不満が生じにくい環境を整えます。

・動機付け要因の強化

動機付け要因を強化するためには、社員が成長を実感できる機会を提供することが重要となります。例えば、社内の研修制度やキャリア開発プログラムを充実させたり、仕事に対して自ら考え、行動する裁量を与えたりすることで、社員が「自分の仕事に意義を見出し、やりがいを感じる」ように促すことができます。また、上司や経営者が社員の成果を定期的に評価し、成果を認めて称賛することで、社員はより一層の達成感を得ることができます。

動機付け・衛生要因理論は、社員のモチベーション向上において有効な考え方の１つです。衛生要因で不満を抑え、動機付け要因で社員がやりがいを感じられるようにすることで、社員の積極性を引き出し、組織全体の生産性を高めましょう。

中小企業診断士　杉本貴弘

自ら中間報告（経過報告）を設ける

こんにちは、経理・総務の松野です。

私は組織図上、代表の直下に位置しており、代表より業務の依頼や、代表へ業務の提案書を提出する場面が多々ございます。

直近であれば、経理・総務以外の業務で、10月は自社BSC（バランス・スコアカード）の作成・業務提携先様にお渡しする資料作成がございました。

入社当初と比べて、業務の進捗が肌感覚ですが早く進んでいる気がします。
なぜそう感じるのか、理由を自問自答していると入社当初は全く意識していなかったことでしたが、現在は共通点を見つけることができました。

それは、中間報告（経過報告）を設けていることです。

中間報告（経過報告）は、業務の進捗状況や今後の予定などを業務依頼者（私の場合であれば代表）に途中で報告をすることです。

なぜ中間報告（経過報告）をすることで、業務が早く進むかというと、入社当初よりも知識・能力が身に付いたこともありますが、中間報告を行うことで、業務の軌道修正が可能になるからです。

中間報告を行い、代表や上司の意図や方向性と合っていれば、そのまま業務を進めましょう。
仮に、意図からずれている場合、方向性が異なっている場合であれば、せっかく進めた業務を最初からやり直さなければならない可能性があり、今まで自分が着手した時間が無駄になってしまいます。

中間報告（経過報告）を設けることで、きっと代表や上司より修正のアドバイスやコメントがもらえるかと思います。
そのアドバイスやコメントをもとに軌道修正することで、やり直しが早い段階から行うことができ、業務負担も軽減されます。また、代表や上司へ安心感を与えることも可能です。

現在、自社のBSCの作成にあたり、代表へ中間報告（経過報告）を設けたことで、代表と方向性の再確認を行うことができ、スムーズに業務を進めることができました。

一度、代表や上司へ中間報告（経過報告）を行い、進捗状況を共有してみましょう。

経理・総務　松野あやか

自然な笑顔のコツはウイスキー

こんにちは、伊藤です。
私は、毎朝電車通勤をしており、日々、会社員の方をはじめ、多くの方とすれ違っているのですが、表情の硬い方が非常に多いです。
もちろんずっと笑顔で居続けられる人はいないと思いますが、一般的に「初対面の印象は5秒で決まる」とも言われており、
「もし、この表情でお客様にお会いされているなら、勿体無いなぁ。」と思う方が多いです。
（恐らく大半の方が表情の切り替えが出来ていると思いますが…。）　

そんな出来事から思い出したのが「店舗接客調査における笑顔の調査結果」です。
私はこれまで居酒屋、ファーストフード、カフェなどの飲食店や、スーパーマーケット、ドラッグストアなどの小売店から大規模商業施設まで500店舗以上の接客調査を行ってきました。
クライアント様によって調査依頼項目が異なりますが、必ず調査要望に入っているのが「自然な笑顔で接客が出来ているか」という項目です。
店舗数で500なので、それらを遥かに上回る従業員様を調査しましたが、自然な笑顔で接客をして下さった方は、3分の1もいなかったです。
それだけ「自然な笑顔」は難しく、裏を返せば、「自然な笑顔」ができるだけで他者との差別化に繋げられるということです。

しかし、接客業として働く方の多くは「接客においては笑顔が大切」という事を意識し、日頃接客されているかと思います。
ただ、実際には、口角が上がっているだけで自然な笑顔が出来ていなかったり、声が大きいだけであり、
元気はあるけれど表情が硬く事務的な雰囲気に見えたり、緊張した雰囲気に見え、顧客からは「笑顔でない」と判断されてしまうことが多いです。
自分の笑顔の表情を知るためには、鏡を見てみるといいでしょう。

自然な笑顔を作るためには、「目元が笑顔であるか」が非常に重要です。
特に、マスクを着用して接客する場合は、目元しか表情が見えないため、より目元の笑顔を意識しなければなりません。
自然な笑顔を作るためには「表情筋」が影響を与えますが、普段あまり使用しない筋肉のため、意識せずに動かすことは難しいです。

「お客様へ感謝の気持ち」を持っていても、笑顔がないために、
お客様にその気持ちが伝わらないのは、とても勿体ないことです。
　

そこで、自然な笑顔を作るコツとして、是非覚えていただきたいのが「ウィスキー体操」です。
方法はいたってシンプル、「ウィスキー」と発音するだけです。
「ウィ」の発音の時に、口角を上げ、「キィ」の発音の時に、目元と口角を上げるよう意識してください。
これだけで目元が上がり、自然な笑顔が作れるようになります。
　

笑顔は、経験や知識がなくても行える相手に好印象を与えられるツールでもあります。
ビジネスシーン以外においても、良好なコミュニケーションを築くためには、笑顔であることが大切です。
是非、始業前や思い立った時に「ウィスキー」と発音して、自然な笑顔を表現できるようにしましょう。

伊藤　侑加