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集中力の効率化

こんにちは、営業事務の造田です。

現代は多くの情報やタスクに囲まれており、そのような環境の中で集中して何かに取り組むことの難しさを感じる場面が多々あります。これまで、集中する＝長時間取り組むことが良いと感じておりましたが、最近短時間集中が効率的であるということを耳にしました。

今回は時間管理法の一つである「ポモドーロ・テクニック」を紹介いたします。

ポモドーロ・テクニックとは・・・勉強時間と休憩時間の1セットを「ポモドーロ」という単位でとらえ、それを複数回繰り返して日々の目標達成をめざすもの。

1セットは基本的に25分間の集中作業＋5分間の短い休憩とされています。

あえて短い時間の枠を設け、その間だけ最大限の集中力を発揮する作業スタイルであり、人間の脳は長時間の集中に向いていないと言われていることから、短いスパンで区切ることで集中力の質を保ちやすくなるようです。

短時間集中が効果的な理由として、下記が考えられます。

①人間の集中力には限界があり、一般的に20～30分程度でピークに達した後は徐々に注意力が低下するため、短時間集中をすることでこのピークをうまく活かすことができる。

②こまめな休憩を挟むことで、脳や身体への負担が減り長期的なパフォーマンスの維持にもつながる。

③短い時間で区切ることで、小さな目標を設定しやすくなり、達成感を感じやすくなることがモチベーション維持や自己肯定感の向上に繋がる。

短時間集中を実践するためにはタイマーを活用しタイマーが鳴ればすぐに休憩をとること、タスクを細分化すること、集中と休憩のメリハリをつけることで短時間集中に取り組むことができます。

短時間集中という、無理なく取り組めるかつ達成感や効率アップにもつながるこの方法を、ぜひ私も試してみようと思います。

造田朋夏

新しい挑戦が自分を成長させる～食わず嫌いをやめて、まずは「やってみる」精神で！～

皆さん、こんにちは。フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

私もそうですが皆様も日々、様々な選択を迫られています。

新しい仕事、これまで経験のないプロジェクト、あるいは単にこれまでと違う方法でタスクをこなすことなどです。

そんな時、「自分には無理だ」「失敗したらどうしよう」「向いていないかもしれない」と、挑戦する前から諦めてしまうことはないでしょうか。

そういう心境になってしまうことは私にもあります。

食わず嫌いのように、一口も食べてみないうちに「これは嫌い」と決めつけてしまうのは、実は成長の機会を自ら手放しているのかもしれません。

なぜ私たちは「食わず嫌い」になるのか？

新しいことへの挑戦をためらう心理には下記の要因があるからだと思います。

1. 失敗への恐れ

最も大きな要因の一つは、失敗への恐れです。私たちは、失敗することによって傷つくこと、恥をかくこと、あるいは他人から評価を下げられることを無意識のうちに恐れています。完璧主義の人ほど、この傾向は強いかもしれません。「失敗するくらいなら、最初からやらない方がましだ」という思考が働き、挑戦そのものを避けてしまいます。

2. 未知への不安

人間は、本質的に未知のものに対する不安を抱く生き物です。新しいことに挑戦するということは、これまでの慣れ親しんだ領域から一歩踏み出すことを意味します。その先に何があるのか分からない、予測できない状況に身を置くことへの漠然とした不安が、行動をためらわせるブレーキとなります。

3. 変化への抵抗

私たちは、少なからず変化を嫌う傾向があります。安定した現状を維持することは、安心感を与えてくれます。しかし、新しいことに挑戦するということは、この安定した状態を一時的に崩すことになります。慣れたやり方を変えることへの面倒くささや、そこから生じるストレスを避けたいという気持ちが働くことがあります。

4. 固定観念と自己限定

「自分には〇〇はできない」「〇〇は向いていない」といった固定観念や自己限定も、挑戦を阻む大きな壁です。過去の経験や他人からの評価、あるいは根拠のない思い込みによって、自分の可能性を自ら狭めてしまっているケースは少なくありません。まるで自分にレッテルを貼るように、「私はこういう人間だから」と、新しい自分を発見するチャンスを閉ざしてしまいます。

これらの心理的要因は、誰もが多かれ少なかれ持っているものです。しかし、これらの感情に支配されてしまうと、私たちは安全なコンフォートゾーンの中に閉じこもってしまい、本来持っている可能性を十分に開花させることができません。

「やってみる」ための具体的なステップ

では、食わず嫌いをやめて「やってみる」ためには、具体的にどうすれば良いのでしょうか。

1. 小さな一歩から始める

いきなり大きな目標を掲げるのではなく、まずは小さな一歩から始めることが重要です。例えば、「新しいプログラミング言語を習得する」ではなく、「プログラミングの入門書を10ページ読む」から始める。「フルマラソンを完走する」ではなく、「1日1キロ走る」から始める。小さな成功体験を積み重ねることで、自信がつき、次へのモチベーションに繋がります。

2. 完璧を求めない

「完璧でなければ意味がない」という考え方は、行動を阻む大きな要因です。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは「これでいいや」という気持ちで、60%の完成度でも良いから、とにかく始めてみることが大切です。走りながら修正していく、そのくらいの気持ちで臨みましょう。

3. 結果にとらわれすぎない

もちろん目標達成は重要ですが、それ以上にプロセスから得られる学びや経験を重視することが大切です。失敗したとしても、「なぜ失敗したのか」「次はどうすれば良いのか」を分析し、次に活かすことができれば、それは決して無駄な経験ではありません。結果に一喜一憂しすぎず、冷静に振り返る習慣をつけましょう。

4. 周囲のサポートを活用する

一人で抱え込まず、周囲のサポートを積極的に活用することも有効です。信頼できる友人や家族に相談したり、同じ目標を持つ仲間を見つけたり、あるいは専門家のアドバイスを仰いだりするのも良いでしょう。適切なサポートがあれば、困難な状況も乗り越えやすくなります。

5. 自分の感情を客観的に観察する

挑戦しようとした時に感じる不安や恐れは、ごく自然な感情です。しかし、その感情に流されるのではなく、「今、自分は不安を感じているな」「失敗を恐れているな」と客観的に観察することで、冷静に対処できるようになります。感情に名前をつけるだけでも、その感情に振り回されにくくなります。

新しい挑戦は、私たちを成長させ、人生を豊かにする最高の機会です。

失敗を恐れず、未知への不安に打ち勝ち、小さな一歩から踏み出してみましょう。

その一歩が、あなたの人生を大きく変えるきっかけとなるはずです。

まずは「やってみる」精神で取り組みましょう。

業務改善は振り返りから

こんにちは、経理・総務の松野です。

前回は「報・連・相」について、私自身が意識している「他者との関わり方」をお伝えしましたが、今回は「自分自身との向き合い方」、つまり時間の使い方や業務の振り返りについてご紹介したいと思います。

弊社の就業時間は、8時30分から17時30分です。
私は毎朝、業務を開始する前に手帳にその日の業務予定を書き出すことを習慣にしています。優先順位が高いものは赤文字で記載するなど、ひと目で分かるよう工夫しています。

この手帳の活用は以前から続けてきた習慣ですが、振り返りの時間は、意識はしていたものの、業務に追われるとつい後回しにしてしまうことが多く、なかなか習慣として定着していませんでした。

そこで今年の7月からは、「毎日17時から振り返りの時間をとる」と時間をあらかじめ決めることで、継続しやすい形を整え、習慣化に取り組んでいます。

17時から20分間
弊社では17時20分から掃除時間が始まるため、その前の時間を使って「今日の振り返り」と「改善策の検討」を行っています。

例えば、
・顧問税理士の先生から、月次監査時に仕訳についての助言を受けた → 次月以降も同様のケースが想定されるため、今回いただいた助言をもとに、次回は自分で対応できるよう準備しておく。

・○○さんとの打ち合わせが予定より10分延びてしまった → 一部の議題が想定より長引いたため、打ち合わせ前にポイントをしっかり整理しておく。

・特定の業務が想定より時間オーバー → 問題の原因を明確化し、次回の改善策を立てて実行する。

など、小さな反省と行動の改善を繰り返しています。

この1日20分の振り返りの時間は、次回以降の課題を明確にし、改善策を考える自分との対話の時間です。

思い通りにいかないこともありますし、別の問題に気づくこともあります。そんなときは、上司に相談したり、本やネットで学んだりしながら、自分の理解を深めていきます。

そのまま曖昧なまま過ごすよりも、小さな振り返りと改善の積み重ねが、大きな成果につながると信じています。

経理・総務　松野 あやか