組織・人材育成 考え方

成果の出る会議にするための3つのポイント

こんにちは、伊藤です。

先日、帰り道に「会議ばかりで仕事をする時間がない。」「会議をしても業績は上がらないのに、なぜ会議ばかりするのか。」と
話している方がいました。

私も経験があるので、とてもわかります。

 

会議とは本来、①認識の共有、②新たな取り組みなどに対する意思決定、⑤アイディアの想起と創造など、
何かの成果を出すために行われるべきものですが、

①単なる業務報告会になってしまっている、②誰からも意見が出ない、③しまりのない会議となっている などから、
会議に参加すること自体が億劫となり、会議をすることが目的となってしまうことも多々あります。

企業や社員の成長に繋げていくための
成果の出る会議とするためには、3つの事を意識することが重要です。

 

 まず1つめは「目的とゴールを明確にすること」です。

事前に、会議の「目的」と「ゴール」を明確にすることが大切です。
議題を事前に知ることで参加者はそれぞれの意見を持った上で会議に臨むことができます。

事前に議題を集め、アジェンダ(議題表)の作成を行うと良いでしょう。

また、会議中には必ず議事録の作成を行い、決定事項を明確にします。
会議では複数名が参加することにより、参加者の主体性が薄くなる恐れがあります。
そのため、決定者事項には運用責任者を設定します。

会議の決定事項を運用し、次回の会議で決定事項が実行できたか検証を行います。
PDCAを回して成長に繋げていくことが大切です。
 

2つ目は「時間を守ること」です。
会議は仕事の成果を出すための意思統一を図るためのツールであり、
それだけで会社の成果が出るわけではありません。
また、参加者の貴重な時間を割いているため、人数×時間を費やすことになるのです。
だらだら時間をかけるのではなく、決定すべきことを決定し、仕事に集中することが大切です。
 

3つ目は1番大切な「誰もが話せる雰囲気つくること」です。

会議で良くあることとして、特定の人しか発言をしないことです。
発言しない人は、積極性に欠けると捉えられてしまうこともありますが、
「わからないことを素直に発言していいのか?」「みんなと違う意見を出していいのか?」「発言してもすぐに却下されるから発言しづらい。」など、
失敗することや大人数と違う発言をすることが怖く、発言できないのかもしれません。
発言内容によっては無責任さや、何を言っているのだろうと思う場面もあるでしょう。
しかし、話を最後まで聞くこと、否定をする時には肯定的否定を行うことを意識し、
誰もが話せる雰囲気をつくる(心理的安全性をつくる)ことを大切にしなければなりません。
 心理的安全性から創造性が生まれ、次の成長や予想もしなかった創造が出来ることもあります。

 

目的をもって会議に臨み、お互いを尊重することで成果が出る会議を行い、
PDCAを回していくことで、生産性の向上を実現し、企業の成長を促していきましょう。

伊藤 侑加

 

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

関連記事はこちら

組織・人材育成
人手不足であっても代わりの人間はいくらでもいる

 

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

 

『代わりの人間はいくらでもいる』これは元プロ野球選手で監督であった野村克也氏が言っていた言葉です。

 

代わりの人間がいくらでもいることは組織の本質であり、代わりの人間はいくらでもいることを理解し、自分自身を高め続けることができる人が、一流の人、成長し続けられる人であると思います。

 

一方で人手不足の現在では、希望の採用が出来ずに特定の社員、役員、外注先などに依存してしまうことがありますが、それでも代わりの人間はいくらでもいることを前提に考えなければなりません。

 

一見、非常に厳しい言葉にも感じられますが、組織目線では「業務の平準化、マニュアル化ができており、高い生産性と品質を維持できる体制になっている」、「新しく入った社員が育つ環境が整っている」、

「次世代の中心メンバーが成長している」などのように代わりの人間がいくらでもいるということは、強い組織になっているとも考えることができます。

 

『代わりの人間はいくらでもいる=誰かをやめさせて他の人に任せる』ではなく、環境や状況に応じて、それぞれの強みを活かしながら、ベストメンバーで臨むためには代わりがいないとできませんので、組織としても個人としても重要な言葉だと思います。

中小企業診断士 木戸貴也

組織・人材育成
インターン生の朝礼

こんにちは、経理・総務の松野です。

 

弊社では、始業時間の8時半から朝礼を実施しています。

 

先月から新しいインターン生が1名加わったことを受け、インターン生も朝礼を実施することが決まりました。(現在のインターン生は2名。勤務時間は、9時〜17時半)

 

朝礼では、以下の内容を確認・共有しています。

1.来訪・往訪予定や有給などのスケジュール確認(社内の在席状況を把握)
2.締切・事務連絡・報告事項
3.業務の進捗確認
4.気になっていることや業務に関する質問
5.今月のインターン生目標

 

今月の重点目標は、「業務において指差し・声出し・消込を徹底し、確認不足によるミスを減らす」です。特に、社員に提出する資料の誤字脱字や変換ミスといったヒューマンエラーを防ぐことを目的としています。

 

また、インターン生に朝礼を導入するにあたり、以下の3つの目的を伝えました。

1.スケジュール管理
弊社では、サイボウズというスケジュール管理アプリを使用しており、全社員のスケジュールを確認できます。
自分のスケジュールを把握するだけでなく、先輩社員の予定を知ることで、適切なタイミングで質問や報告・相談ができるようになります。

 

2.インターン生同士のコミュニケーション
年齢が近く、異なる大学の学生同士が交流することで、お互いに刺激を受け、高め合うことができます。そのため、気になっていることや分からないことを共有する時間を設けています。

 

3.人前で話すことに慣れる
朝礼は交代で当番を担当するため、人前で話す経験を積むことができます。また、話し方やスピード、伝えたい内容を正確にまとめる力を実践的に鍛えることができます。

 

私は、経理・総務の立場であるため、コンサルタント業務を直接教えることはできませんが、朝礼などを通じて、コミュニケーションスキルや気遣い、スケジュール・タスク管理など、社会人になっても役立つスキルを引き続き伝えていきたいと考えています。

また、社員、インターン生も参加できるイベントも総務として企画していこうと思っています。

 

経理・総務 松野 あやか

組織・人材育成
若手社員が働きたい職場とは?

こんにちは、伊藤です。
先日、リクルートマネジメントソリューションズが行った「働きたい職場」に関する新入社員意識調査の記事を読み、驚いたことがありました。
それは、「皆が1つの目標を共有している」「お互いに鍛え合う」「ルールが明確である」といった点を重視する人が少数派だったことです。
特に、「皆が1つの目標を共有している」ことが重要視されていない点には衝撃を受けました。
近年、「経営者は経営理念やビジョンを明確にし、社員と共有することが大切だ」と言われる機会が増えていますが、新入社員はそこに魅力を感じていないのです。
一方で、調査結果からは「お互いに助け合える」「遠慮せず意見を言い合える」「お互いの個性を尊重する組織」といった要素が求められていることがわかりました。つまり、「組織の目標に従う」よりも、「自分の意向を尊重しながら働ける環境」を重視する傾向が強まっているということです。
これは、働き方や価値観の多様化が進む現代ならではの変化だといえるでしょう。

さらに驚くべきは、新入社員の3割が入社直後から転職を考えているというデータでした。
かつては「3年は働くべき」と言われていましたが、その価値観はもはや過去のものとなりつつあります。
今や採用するだけでなく、「どう定着させるか」が経営課題となっています。
こうした状況の中で、企業が社員の定着率を高めるためには、従業員が最大限の力を発揮できる環境を整え、信頼関係を構築することが不可欠です。
どれだけ優れた経営戦略を掲げても、従業員の意欲が低ければ離職につながってしまいます。
特に重要なのが、「従業員の声をしっかり聞くこと」です。
単なる雑談や同行時の会話ではなく、意図的に時間を確保し、業務の課題やキャリアの希望についてじっくりと話し合う機会を設けることが求められます。
例えば「月1回の1on1ミーティング」を導入し、キャリアパスやスキルアップの方向性を話し合う場を設けるなどです。
一方的に話すのではなく対話を重視しながら、従業員が不安を感じないよう、「このスキルを習得すれば昇進のチャンスがある」といった指針を明確にし、従業員のモチベーション向上につなげます。
また、「この業務をこなせば売上が上がる」だけでなく、「この業務を通じて新しいスキルが身につき、キャリアアップにつながる」という、個人にとってのメリットを明確に伝えることも重要です。
経営層や管理職は、単なる指示者ではなく、「従業員の成長を支援する立場」であることが求められています。

 
「自分の会社なのに、なぜそこまでサポートしなければならないのか」と疑問に思う経営者もいるかもしれません。
しかし、従業員が成長し、成功することは、企業の業績向上にもつながります。
たとえすぐに成果につながらなくても、学びの機会や挑戦の場を提供し、信頼関係を築くことが大切です。
その誠実な姿勢が評価され、「この会社で働き続けたい」「この上司のもとで成長したい」と思われることで、従業員のエンゲージメントが高まり、企業の持続的な成長につながるのです。

人手不足が深刻化する中、利益を上げるためには、目の前の従業員の成長と満足を優先することが求められます。
従業員がやりがいを持ち、能力を発揮できる環境を整えれば、結果的に企業の成長にもつながるのです。
短期的な利益だけを追求するのではなく、長期的な信頼関係を築く経営を目指しましょう。

伊藤 侑加