活動報告
考え方
業務改善は振り返りから
こんにちは、経理・総務の松野です。
前回は「報・連・相」について、私自身が意識している「他者との関わり方」をお伝えしましたが、今回は「自分自身との向き合い方」、つまり時間の使い方や業務の振り返りについてご紹介したいと思います。
弊社の就業時間は、8時30分から17時30分です。
私は毎朝、業務を開始する前に手帳にその日の業務予定を書き出すことを習慣にしています。優先順位が高いものは赤文字で記載するなど、ひと目で分かるよう工夫しています。
この手帳の活用は以前から続けてきた習慣ですが、振り返りの時間は、意識はしていたものの、業務に追われるとつい後回しにしてしまうことが多く、なかなか習慣として定着していませんでした。
そこで今年の7月からは、「毎日17時から振り返りの時間をとる」と時間をあらかじめ決めることで、継続しやすい形を整え、習慣化に取り組んでいます。
17時から20分間
弊社では17時20分から掃除時間が始まるため、その前の時間を使って「今日の振り返り」と「改善策の検討」を行っています。
例えば、
・顧問税理士の先生から、月次監査時に仕訳についての助言を受けた → 次月以降も同様のケースが想定されるため、今回いただいた助言をもとに、次回は自分で対応できるよう準備しておく。
・○○さんとの打ち合わせが予定より10分延びてしまった → 一部の議題が想定より長引いたため、打ち合わせ前にポイントをしっかり整理しておく。
・特定の業務が想定より時間オーバー → 問題の原因を明確化し、次回の改善策を立てて実行する。
など、小さな反省と行動の改善を繰り返しています。
この1日20分の振り返りの時間は、次回以降の課題を明確にし、改善策を考える自分との対話の時間です。
思い通りにいかないこともありますし、別の問題に気づくこともあります。そんなときは、上司に相談したり、本やネットで学んだりしながら、自分の理解を深めていきます。
そのまま曖昧なまま過ごすよりも、小さな振り返りと改善の積み重ねが、大きな成果につながると信じています。
経理・総務 松野 あやか
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活動報告
経理・総務の松野です。
最近の業務で、社内の「ルールブック」を作成しました。
きっかけは、日々の業務の中で「これってどうするんだっけ？」と迷う時間を減らし、チーム全員で共通認識を持ちたいと考えたことです。の運用をもとに、誰も更新ができるGoogleのスプレットシートで作成しました。
このルールブックの特徴は、会社の中で当たり前になっていることも明文化している点です。
現時点では、
社用携帯の取り扱い
ブログの更新手順
未入金が発生した際の連絡フロー
来客時の対応マナー など
このルールブックは、誰でも内容を追加・更新できるようになっています。
早速、コンサルタント職のメンバーが項目を付け加えてくれました。
作成してみて気づいたのは、「自分にとっての『当たり前』は、決して他の誰にとっても同じではない」ということです。
整理することで、「そんなルールがあったのか」という新しい発見や、「〇〇さんがずっと対応してくれていたんだ」という感謝が生まれるきっかけになると感じています。
また、ルールとして明文化されていることは、育成の場面でも大きな助けになります。後輩へ指導する際も、個人の価値観による注意ではなく「会社のルール」として伝えることで、教える側・教わる側双方の心理的なハードルが下がると考えています。
もちろん、すべてがルール通りにいかない例外もあるはずです。
「ルールブックを読んでおいて」で終わらせるのではなく、日々の何気ない声がけや、お互いのフォローがあってこそのルールブックであると感じています。
前回策定した「行動指針」と同じように、これも作って終わりではありません。
状況に合わせてみんなで内容を書き換えたり、「もっとこうしよう」と話し合ったりしながら、チーム全員で共通認識を持つためのルールブックにしていきます。
経理・総務 松野あやか
活動報告
こんにちは、経理・総務の松野です。
この度、コンサルタント職の田邉から紹介を受け、8月頃から「ジャーナリング」に取り組んでいます。
毎朝、客観的な業務管理のために作成しているTo Doリストは、日々の計画に欠かせません。しかし、ジャーナリングは、私にとって全く新しい取り組みでした。
ジャーナリングとは？
「ジャーナリング」とは、自分の考えや感情をノートや手帳に自由に書き出し、頭の中の漠然とした思考や気持ち、モヤモヤといった内面的な要素を自分なりに整理し、自分の状態を理解することです。
私は紙のノートではなく、携帯のアプリを使用しています。誤字脱字や文章の構成、内容は気にせずにアプリに記録しています。
構成を考えてしまうと手が止まり、ありのままの気持ちが書けないと実感しております。
そして、毎日継続しなければと義務感を持つと、それが負担になってしまいます。そのため、「今日は一行だけ」という日があっても十分と考え、無理なく続けることを大切にしています。
ジャーナリングを継続するなかで、多くの学びがありました。
自分が何に怒り、何に喜び、何を恐れているのか、自分の感情や思考のパターンを客観的に把握できるようになりました。
また、一日の行動を振り返り、良かった点と反省点を整理することで、次回の業務や行動への具体的な改善策を立てることにも繋がっています。
ジャーナリングは、特別なスキルや費用もかからず、誰でもすぐに始められます。みなさまも、日々の業務を円滑に進めるヒントや、新たな自己理解の一歩として、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
経理・総務 松野あやか
活動報告
こんにちは、経理・総務の松野です。
弊社では、毎月1回、全社員が参加する全体会議を実施しており、その中で私が担当している議題「経理・総務より」を発表しております。
この議題では主に、
中途採用の進捗状況
スケジュール共有
社内ルールの変更点
業務改善の取り組み
自社の試算表の状況
について報告しています。
私はもともと、大人数の前で話すのが得意ではなく、その場で即興で話すことも苦手です。そのため、事前に発表内容を整理し、議題に入力したうえで会議に臨むようにしています。
また、発表時には「PREP法」を意識して話すようにしています。
PREP法とは、
結論（Point）を最初に提示
理由（Reason）や具体例（Example）で根拠を示す
最後に結論（Point）を再度強調
という順序で伝える方法です。
だらだらと話してしまうと、「結局どうしたいのか」が相手に伝わらず、貴重な時間を無駄にしてしまう可能性があります。結論から先に伝えることで、情報を効率よく、相手にわかりやすく届けることができます。
最初は「えーと」と言葉に詰まったり、話が長くなってしまったりしましたが、毎月継続して発表を行うことで、自分なりの型ができ、事前準備にかかる時間も徐々に短くなってきたと実感しています。
会議での発表が苦手でも、
どうすれば相手にわかりやすく伝えられるか
どうすれば自分の苦手意識を減らせるか
を考え、トライアンドエラーを重ねることで、自分なりの伝え方の型を見つけることが大切だと気づきました。
経理・総務としては、社員間で「知っている人だけが知っている」という情報の非対称性をなくし、誰もが必要な情報を得られる環境を作っていくことが使命だと考えています。
今後も、トライアンドエラーを繰り返しながら、よりわかりやすく、伝わりやすい発表を目指してまいります。
経理・総務 松野あやか
