活動報告
考え方
業務改善は振り返りから
こんにちは、経理・総務の松野です。
前回は「報・連・相」について、私自身が意識している「他者との関わり方」をお伝えしましたが、今回は「自分自身との向き合い方」、つまり時間の使い方や業務の振り返りについてご紹介したいと思います。
弊社の就業時間は、8時30分から17時30分です。
私は毎朝、業務を開始する前に手帳にその日の業務予定を書き出すことを習慣にしています。優先順位が高いものは赤文字で記載するなど、ひと目で分かるよう工夫しています。
この手帳の活用は以前から続けてきた習慣ですが、振り返りの時間は、意識はしていたものの、業務に追われるとつい後回しにしてしまうことが多く、なかなか習慣として定着していませんでした。
そこで今年の7月からは、「毎日17時から振り返りの時間をとる」と時間をあらかじめ決めることで、継続しやすい形を整え、習慣化に取り組んでいます。
17時から20分間
弊社では17時20分から掃除時間が始まるため、その前の時間を使って「今日の振り返り」と「改善策の検討」を行っています。
例えば、
・顧問税理士の先生から、月次監査時に仕訳についての助言を受けた → 次月以降も同様のケースが想定されるため、今回いただいた助言をもとに、次回は自分で対応できるよう準備しておく。
・○○さんとの打ち合わせが予定より10分延びてしまった → 一部の議題が想定より長引いたため、打ち合わせ前にポイントをしっかり整理しておく。
・特定の業務が想定より時間オーバー → 問題の原因を明確化し、次回の改善策を立てて実行する。
など、小さな反省と行動の改善を繰り返しています。
この1日20分の振り返りの時間は、次回以降の課題を明確にし、改善策を考える自分との対話の時間です。
思い通りにいかないこともありますし、別の問題に気づくこともあります。そんなときは、上司に相談したり、本やネットで学んだりしながら、自分の理解を深めていきます。
そのまま曖昧なまま過ごすよりも、小さな振り返りと改善の積み重ねが、大きな成果につながると信じています。
経理・総務 松野 あやか
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活動報告
経理・総務の松野です。
弊社は、12月27日（金）が大掃除と忘年会であり、本年度の営業日数も残りわずかです。
1年間を振り返った際、経理・総務として特に頑張ったことは、当たり前を疑う、社風醸成のための業務改善の提案です。
従来までは、なぜできないのかという「できない理由」を考えておりましたが、できない理由を考えていても思考が停止してしまい、ネガティブ思考に陥ってしまいます。
本年は、どのようにすれば、現在の自分の業務を早く進めることができるか。
どのようにすれば、全従業員へ効率良く、経理・総務として情報を共有できるか。
のように、前向きに自分にいつも問いかけておりました。
経理・総務だけでなく、弊社のコンサルタント職や営業事務職からの業務改善の提案もあり、自社業務・自社のルールなどの業務改善数が、1年間で51個もございました。
いくつかご紹介いたします。
・405事業やスポット支援の請求書の見える化
・封筒に請求書スタンプの押印
・全員が同じレベルで、新規のお問い合わせの対応ができるよう、対応手順の作成
・支援実績や採択実績のヒアリングシートの作成
・コンサルタント職から営業事務職へ業務依頼時のフォーマット作成
・誕生日のお祝いを月に1度の全体会議にて実施
・使用していないホワイトボードの運用方法
・経営方針書より抜粋した重点目標の数値化し、具体的な行動に落とし込む など
普段、何気なく行っている業務も、少し手を止めて、現在のやり方が最善なのか、もっと良い方法があるのではないかという視点を持つことで、業務時間が短縮されます。
どんなに小さい業務改善であったとしても、時間が短縮されれば、残業時間を減らすことにも繋がり、また業務の標準化も図ることができ、大きな結果に繋がります。
バックオフィス部門であるため、直接お客様と接する機会は少ないですが、来年度もよろしくお願いいたします。
来年度も当たり前を疑い、強いバックオフィスの経理・総務として尽力して参ります。
どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。
経理・総務 松野あやか
活動報告
こんにちは、営業事務の造田です。
先日インテックス大阪で開催されたマーケティングWeekに行ってまいりました。
会場内は広告メディア、Web・SNS活用、営業支援などのカテゴリごとに出展ブースがあり、多くの来場者で大変賑わっておりました。
弊社では「弊社のことをたくさんの方に知っていただきたい」という目的のもと、SNSの投稿や全社員の活動・近況報告や支援内容についてお知らせするニュースレターの発刊を行っており、私もSNS運営や郵送準備などの業務に携わっているのですが、目的を達成するためにはSNSやDM発送をどのように活用すれば有効的であるのかを悩んだ経験が何度かあります。
出展企業の方からお話をお伺いすると、同じ内容のDMを送る場合でも送り方（ハガキや封筒に入った手紙書式など）が異なると目を通してもらえる確率は変わり、ターゲットとなる人の目に留まるキャッチフレーズを入れるだけでも興味を持ってもらえる可能性が高くなることを教えていただきました。
また、SNSは投稿する文章の内容はもちろん重要ですが、投稿後にどのような内容の際に表示回数やいいねの反応があるかを分析することで多くの人に見てもらえるチャンスがあるのだと気づくことが出来ました。
ただSNSを投稿する、ただ郵便を送るということで終わらせるのではなく、上手くいかない場合は一度やり方を再考し、目的達成のために改善をしていきたいと思います。
本HP内でニュースレターもご覧いただけますのでご興味がございましたらぜひご覧ください。
造田朋夏
活動報告
こんにちは、経理・総務の松野です。
私は普段、請求書の作成や預金・現金管理、売掛金の管理、領収書の処理などの経理業務と
勤怠管理や給与作成、各種手続き、SNS投稿などの総務業務を行っております。
今回は、主に経理・総務のご担当者様に向けて、取り組みを共有させていただきます。
朝礼や会議の場で、経理・総務の立場から全社員に向けてお知らせを共有する場面はございますでしょうか。
あるいは、上司や先輩から「来週の会議までにまとめて全社員へ共有してください。」という場面はございますでしょうか。
そのような状況において、下記の2点をぜひ参考にしていただけますと幸いです。
①相手は、事前情報や基本知識を何も知らないという前提を持っておくこと
②結果、相手（＝共有を受けた側）はどのような影響があるのかということ
①に関しては、自分は、仮に社内イベントの詳細や定額減税、所得税、保険料について知っていても、相手は言葉自体を初めて聞くかもしれませんし、自分の知っていることが必ずしも相手も知っているとは限りません。
ですので、相手は事前情報や基本知識を何も知らないということを前提とし、具体的に何を伝えなければならないのかを事前にまとめ、自分が検討した内容が初めて聞く相手も理解できるのかどうかをしっかりと検討することが大切です。
②に関しては、ダラダラとお知らせを共有するのではなく、相手にどのような影響があるのか、相手は確認するだけでいいのか、それとも何か行動してもらわなければならないのかなどを事前に整理したうえで、依頼・要求を率直に伝えます。
その結果、いつもよりスムーズに報連相ができ、組織内でのコミュニケーションが円滑に進むでしょう。
また、朝礼や会議などでお知らせを共有した後は、相手の反応を見て、個別での声掛けや補足説明のメールなど、その場の状況に応じた対応も必要です。
経理・総務 松野 あやか
