少しの工夫で仕事が変わる
こんにちは、事務員の松野です。
外も肌寒くなり、弊社でもクールビズ期間が終わりました。ジャケットを着る機会も多くなり、気持ちがより引き締まります。
事務職の私が、普段の業務で報告・連絡・相談の際に意識して取り組んでいることをお話させていただきます。
代表は、訪問やアポイントで事務所にいることが少なく、代表に報告・連絡・相談するまとまった時間の確保が難しい状態が続いております。
以前までは、代表が帰ってくると相談があるたびに声をかけ、相談をしていました。
その時を振り返ると、事務所にいる貴重な時間にもかかわらず、相手の時間を奪っていたと思いました。
どのようにしたら、相手の時間をできる限り減らし、業務の効率を上げれるのか自分なりに考えました。現在は、「依頼事項一覧」を使い、手書きで私から代表への依頼・検討事項を一覧にし、提出しております。
「依頼事項一覧」では、長尾のチェック欄・私からの依頼日・依頼事項期日（いつまでに回答お願いします等）・担当者・内容の項目がございます。
月末月初は、特に経理が忙しく、その都度小出しで代表に依頼していると時間がかかってしまい、他の業務の妨げにもなりますので、相談や依頼事項は前倒しで記入し、長尾のスケジュール等を事前に確認し、「依頼事項一覧」を提出おります。
その結果、代表もすぐに回答できる事項に関しては、数が多くても一言コメントで依頼した当日あるいは期日までに返事をくれます。また、前倒しで提出していることで、業務が円滑に進みます。
報告・連絡・相談する際は、相手の時間も奪っているため、どういった方法で伝えるのがわかりやすく、相手に伝わり理解しくれるのかを気を付けて業務に励んでいます。
普段の業務も何気なく毎日行っていても、少しの工夫で仕事が一気に変わると感じました。
事務 松野あやか
