考え方

効率的な会議の進め方

こんにちは、営業事務の造田です。

 

先月のブログでは会議の際の発言しやすい環境づくりについてご案内いたしましたが、皆様の会社では会議を開催する際に注意されていることはありますか。

 

今回は効果的な会議の進め方についてご案内いたします。

 

①参加者の選定
会議に参加したもののあまり関連する内容ではなかったということを未然に防ぐために、案件に関わる部署やメンバーを事前に検討しましょう。また、先月もご案内したように参加者が多すぎると積極的に発言できない環境になることも考えられます。

 

②議題の募集
会議は時間が決められており、会議中にロスタイムを発生させないために事前に議題を決定しておきましょう。会議の開始時点で議題内容が明確になっていることでより充実した議論を行うことが可能です。
また、議題が複数ある場合は優先順位も決めておくと効率的です。

 

③会議の実施
会議を行う際は進行役、議事録作成者、議題の提案者など必要に応じて役割を決定します。
進行役は「何か意見はありますか?」と漠然な問いかけをするのではなく、「〇〇についてはどうですか?」と参加者に問いかけることで意見出しをスムーズに行うことができます。
また、会議は時間いっぱい討論をするのではなく、最後の10分は会議のまとめをするなど時間配分も重要です。

 

④議事録の共有
議事録は後日議題の振り返り行うために正確な情報を記載しておく必要がございます。議題内容を忘れないように議事録作成者は作成後直ちに参加者に送付をし、参加者は当日中に確認を行いましょう。

 

皆様の会社ではいくつ実行されていましたでしょうか。

 

上記以外でも会議を実施する上でのポイントはあるかとは思いますが、ルールや注意点が明確になっていない場合はぜひご活用ください。

 

造田朋夏

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考え方
ビジネスで勝つためには「1番」を目指せ

こんにちは、伊藤です。
突然ですが、2つ質問をします。

 

【質問①】日本で1番高い山と2番目に高い山は何でしょうか?
【質問②】日本で1番広い湖と2番目に広い湖はどこでしょうか?
 

1番高い山は「富士山」、2番目は「北岳」、
そして、1番広い湖は「琵琶湖」、2番目は「霞ケ浦」です。
「富士山」や「琵琶湖」は即答できた方が多いと思いますが、
「北岳」と「霞ケ浦」はいかがでしょうか?
2番目の「北岳」や「霞ケ浦」を回答出来る方は2割程度と言われています。
 
この質問で伝えたいことは、
「1番」と「2番」では、人の記憶への残りやすさや、印象の強さに大差があるという事実です。
この現象は、単に記憶として残りやすいだけでなく、
ヒトが意思決定をする場面においても影響を及ぼします。
例えば、飲食店を選ぶ際に、「地域で1番評価が高い店」と「2番目に評価が高い店」があれば、
多くの人が2番目に評価が高い店ではなく、1番評価が高い店を選ぶでしょう。

 

ビジネスの場面においても同じであり、
顧客から「2番手」の印象を持たれてしまうと、選択肢から外れされてしまう可能性が高くなります。
そのため、顧客から選ばれる存在となるためには、「1番」を目指さなければなりません。
 
しかし、「1番」と言っても、必ずしも、売上高や業界シェアなどを意味するのではありません。
例えば、
「アフターフォローがエリア内で最も充実している」、
「問い合わせへの回答時間が圧倒的に早い」、
「特定の分野での知識や実績が豊富である」など「顧客にとっての1番であること」が重要です。

 

顧客から選ばれる「1番」を目指すためには、まずは、顧客のニーズを把握しなければなりません。
表面的なニーズだけでなく、
「顧客が本当に求めていることは何か」、「顧客に提供できる価値は何か」を徹底的に考えましょう。
そして、自社の強みを深堀りし、競合と比較しても差別化できる自社の強みを見つけましょう。
最後に、顧客に対して「自社はこの分野で1番であり、顧客に対して価値提供できること」を訴求します。
顧客へ訴求する際に忘れてはならないことは、「顧客視点であること」です。
 
大きなことから始めようとすると、なかなか行動に移せなくなるため、
まずは、小さなことからでも結構です。
「この分野であれば1番を獲得できる」というポイントを見つけ、自社の強みを磨き上げながら、
「顧客にとっての1番」を目指しましょう。

 

伊藤 侑加

考え方
複数の施策を手元に持ち、そして実行する。

皆さん、こんにちは。フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

 

今年もあと1ヶ月です。

 

当社は12月決算ですので1年の終わりでもあり、今期の終わりです。

 

今期の当社は厳しい時期があり、経営者として考えさせられることも多かったです。

 

経営者として会社の舵取りに時間を割かなければならないのですが、士業事務所の代表は実務がとても多く、自社のことを考える時間があまり確保できませんでした。

 

しかし、会社の業績や新しい取り組みを考え、指示し、結果を出すのは経営者の仕事です。

 

時間がないからといって自社の経営に対して何も取り組まないというのは許されません。

 

実のところ、私は短期間でも経営にインパクトを与える施作を常時5〜10ほどの持っていて、機が熟したと感じた時や社員のキャパに余力があると感じた時にいくつかその施作を実行に移します。

 

今期は8月以降4つの施作を打ち出し、それぞれで立派な芽が出てきました。

 

成果として表れるのは来期になりますが、道筋をつけ社員が自走するような明確な指示を出すのが当社のような中小零細企業の経営者の重要な仕事だと実感した1年でした。

 

経営者は常に不測の事態や企業を成長させるために手元に有効な施策を持っていなければなりません。

 

私もこの夏から秋にかけて4つの施作を実行に移したことで、手持ちの施策が少なくなりましたので、また補充しなければなりません。

  

経営に有効な施策はどこで仕入れるのかは皆さんも興味を持たれるかもしれませんが、大した回答はできません。

 

行っているのは一般的なことです。

 

本を読む、セミナーに行く、成功している同業他社を分析する、成功している異業種を分析するなどです。

 

私自身は特別な能力がある人間ではありませんので、とにかく成功している経営者や事例から学ぶしかありません。

 

経営者の仕事で最も大事なのはビジネスモデルの構築と実行です。

 

具体的にはどこから収益を得て、どのように仕組み化させるのかを考え、実現させることです。

 

規模の大小は関係なく、経営者であれば必ず求められる能力です。

 

皆さんも、是非、業績に直結するような施策を手元に持つようにしてください。

 

私は今年に実行に移した施策がどのような結果をもたらすのか、改めて皆様にご報告できればと思います。

考え方
餅は熱いうちにちぎって投げる

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

 

部下や後輩に仕事を任せる時、心配だから、経験が浅いからとついつい細かなことを指示したり、
任せられずに自分自身で進めてしまうことが良くあります。

 

『目の前でお客様が困っている』、『資金繰りがタイトでいつも悩まれている』というご状況を
目の当たりにすると今すぐ少しでも改善できるように体が動いてしまいます。

 

このような状態は案件が“熱い状態”であり、大変な状態ではあるのですが、
一方でコンサルタントとしてのやりがいが高い状態でもあります。部下や後輩が育つためには、
熱々の案件を任せていかなければなりません。

 

その時の渡し方には気を付けましょう。

 

丁寧に渡すわけでもなく、全て丸投げするでもなく、部下や後輩の習熟度合いに応じ、やや厳しめな渡し方が良いです。

 

一方で、仕事を任される部下や後輩は、熱々なうちに案件を進めてしまわなければなりません。

 

受け取った熱々案件を自分の手で持ったままでは、火傷してしまいます。

 

例えば、期日が迫ってから案件の進捗が遅れていることがばれる、何をしたらいいかわかっていないが確認せずに放置しているなど、
実際に火傷を負うわけではありませんが、社会人としては大火傷です。

 

人材育成で悩まれている方や中々スキルアップできずに悩まれている方は、
仕事の渡し方や案件の状態を見直し、熱々の案件に対応していきましょう。

 

中小企業診断士 木戸 貴也