採用・求人
事務職のやりがい
こんにちは、事務員の松野です。
皆様は仕事に対するやりがいをどんな時に感じますか？
先日、仕事のやりがいや初心に帰って考える時間がございましたので、少しお話させていただきます。
自分が前に出て何かを行うのではなく、誰かが業務を進めていく上で、その業務やそれ以外の部分で円滑に業務が進むよう、サポートし、その人の役に立つことが改めて好きということに気づきました。
例えば、代表のスケジュールを確認し、事前に準備しておくことや代理で行えること、他の人が業務を進めていく中で、これを行っておけば円滑に業務が進み、次の新しい業務を行えるのではないかなど、考えてみると自分のできることがたくさんあると思いました。
その他にも、設備や備品がなくなった際にすぐ対応する、普段からファイルの整理整頓をし、書類提出が求められた際に相手から求められている書類がすぐ出てくるか、相手に待ってもらう、煩わしい時間をなくすことです。
周りで起こる小さな出来事でも自分と向き合う時間やきっかけがあると思いますので、仕事ややりがいなどを考える際、インターネットで調べるのもいいですが、普段の出来事に何かヒントがあると思っております。
他の人が仕事をする上で、裏でサポートし、風通しの良い会社作りに貢献できるような存在には、私はまだなれていないと反省しております。
私は、事務職として、「あの人に聞けばわかる」と頼られる存在になるために、全員とコミュニケーションを取り、臨機応変に対応する力をもっと磨かなければならないいけないことに気づき、何ができるかを考え、行動している段階です。
事務 松野 あやか
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採用・求人
こんにちは、経理・総務の松野です。
弊社では、始業時間の8時半から朝礼を実施しています。
先月から新しいインターン生が1名加わったことを受け、インターン生も朝礼を実施することが決まりました。（現在のインターン生は2名。勤務時間は、9時〜17時半）
朝礼では、以下の内容を確認・共有しています。
1.来訪・往訪予定や有給などのスケジュール確認（社内の在席状況を把握）
2.締切・事務連絡・報告事項
3.業務の進捗確認
4.気になっていることや業務に関する質問
5.今月のインターン生目標
今月の重点目標は、「業務において指差し・声出し・消込を徹底し、確認不足によるミスを減らす」です。特に、社員に提出する資料の誤字脱字や変換ミスといったヒューマンエラーを防ぐことを目的としています。
また、インターン生に朝礼を導入するにあたり、以下の3つの目的を伝えました。
1．スケジュール管理
弊社では、サイボウズというスケジュール管理アプリを使用しており、全社員のスケジュールを確認できます。
自分のスケジュールを把握するだけでなく、先輩社員の予定を知ることで、適切なタイミングで質問や報告・相談ができるようになります。
2.インターン生同士のコミュニケーション
年齢が近く、異なる大学の学生同士が交流することで、お互いに刺激を受け、高め合うことができます。そのため、気になっていることや分からないことを共有する時間を設けています。
3.人前で話すことに慣れる
朝礼は交代で当番を担当するため、人前で話す経験を積むことができます。また、話し方やスピード、伝えたい内容を正確にまとめる力を実践的に鍛えることができます。
私は、経理・総務の立場であるため、コンサルタント業務を直接教えることはできませんが、朝礼などを通じて、コミュニケーションスキルや気遣い、スケジュール・タスク管理など、社会人になっても役立つスキルを引き続き伝えていきたいと考えています。
また、社員、インターン生も参加できるイベントも総務として企画していこうと思っています。
経理・総務 松野 あやか
採用・求人
経理・総務の松野です。
最近は、経理・総務業務以外に、特にインターン生に業務を教えることが増えております。
インターン生に業務を教えていくなかで、気づいたことがございますので、共有させていただきたく存じます。
具体的には、会社のルールやシステムの説明、メールの作成方法、決算入力方法などを主に教えています。
私は、インターン生に業務を教える際に、言い回しや資料の準備、教える順番の検討など事前準備を入念に行っています。
また、実際に業務を教える際に意識していることが2点ございます。
それは、「インターン生がPCを操作し、実践する」と「一方的に話すのではなく、質疑応答を交えながら教える」です。
私がPCを操作し、インターン生に伝えていると、インターン生本人は、わかったようでわからない状態になってしまうと思い、インターン生がＰＣを操作し、一緒に画面を見ながら操作方法をお伝えしております。
実践あるのみ、そして体で覚える方が自分の血肉になるからです。百聞は一見にしかずです。
また、一方的に話すだけだと話がきちんと伝わらなかったり、会話が成立しなかったり、相手が理解しているのか確認ができなかったりと問題が発生してしまいます。
質疑応答を交えることで、相手にも参画してもらい、コミュニケーションを取ることができます。また、相手の理解度を確認しながら話すことができます。
「現段階で、ここが分からないなどの質問はある？」と自分から声をかけ、相手に対して話しやすい雰囲気を作ることも教える側にとって重要なことです。
上記に加えて、教える立場になることで、新たな気づき・改善点を見つけることもできます。
仮にインターン生Aさんには、このように教えてみたが、誤解を招いてしまったため、次回からインターン生Ｂさんには、前回の反省を活かし、違う教え方をしてみようとトライアンドエラーを繰り返すことで、新たな気づきを発見することができ、自分の教える「型」ができます。
また、業務を教えることで改めて自分の頭の中で、その業務を整理することができ、理解を深めることもできます。
教える立場になることで、教える側が育つということです。
4月より新入社員が入社することで、後輩ができる方がいらっしゃると思います。
一度、「一緒に実践しながら教える」と「一方的に話すのではなく、質疑応答を交えながら教える」ことを意識してみてください。
経理・総務 松野 あやか
採用・求人
皆さん、こんにちは。フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。
早いものでもう4月です。この季節は人の動きが活発で、交通量も非常に多く、私も通勤は常に渋滞との戦いです。
また、弊社は12月決算ですので第一四半期が終わったことになります。このタイミングで今年の目標に対して実績がついてきているかしっかりと振り返って、第二四半期へとつなげていきたいと思います。
さて、私は最近、時間や労力の多くを自社の採用活動に割いております。
私共の仕事は労働集約型のビジネスモデルですので、事業を拡大する上で人材は欠かすことはできません。
個人的には特に若い世代の力が事業拡大の局面においても、組織の活性化という局面においても重要だと考えています。
今現在は、中途採用、24卒、インターン採用を同時進行で行っており、それぞれ有料媒体を活用しながら進めております。
一方、ニュースや新聞では深刻な人材不足、学生の売り手市場、大手企業の大幅な賃上げなどが盛んに報じられています。
このような報道を聞いていますと、我々のような零細企業が若くて優秀な人材を確保するのは難しいというのは嫌でも思い知らされます。
しかし、それでも知恵を絞り、必要な経費をかけて採用活動を積極的に行っていくと決めました。
大手企業にはない自社の強みをアピールして、少しでも多くの学生に興味を持っていただけるように様々な仕掛けを行っていきたいと思います。
思うような成果が出るかどうかは分かりませんが、何事にもチャレンジしてそこから学ぶという姿勢を持っていれば、求める成果は後から付いてくると信じて頑張ります。
皆様も人材の確保には苦慮されているかと思いますが、お互いに頑張りましょう。
