パソコンのデスクトップ上における5S活動
こんにちは。フラッグシップ経営の杉原です。
当社では、BSC(バランススコアカード)の取り組みで、「5S(整理・整頓・清潔・清掃・躾)活動」を掲げています。
分かりやすいのは、掃除機をかけたり、机を拭いたりといった事務所の清掃などですが、最近は「整頓(乱れたものを正し、整った状態にすること)」を特に意識した呼びかけが多くみられます。
11月初頭の月次会議では、「デスクトップのアイコンは2行まで」という呼びかけがされました。これは、アイコンが画面上に散在してしまうと必要なファイルが直ぐに見つからない、あるいは古いデータと新しいデータが混在する、といったことを避けるのを目的としています。
デスクトップの整頓方法としては「三階層デスクトップ」というのがあります。第一階層として、全てのフォルダの入り口となる「統括フォルダ」、第二階層として統括フォルダの中に自分が関わっている仕事ごと(取引先別等)の「仕事別フォルダ」をつくります。仕事別フォルダ内には、「内容別フォルダ」を第三階層とし、例えば「書類」「画像データ」「参考資料」といったタイトルで作成していきます。
この方法はデスクトップが綺麗になるだけでなく、「探している情報を見つけやすく、仕事のスタートを早く切れる」といった利点があります。
5Sと聞くと大仰な感じもするかもしれませんが、こういった身近で小さなところから始められることがありますので、ぜひ一度デスクトップの見直しをしてみてはいかがでしょうか。
杉原 千尋