考え方

オフィスワークの生産性を向上する

 

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

大阪市内でも雪がチラつくなど寒い日が続いていますが、皆さま体調にお変わりないでしょうか。

 

人手不足や生産性向上のために製造現場に限らずオフィス等での仕事の効率化にも活用できる「動作研究」と呼ばれる手法があります。

 

動作研究とは「作業者が行うすべての動作を調査・分析し、最適な作業方法を求めるための手法の体系」のことであり、作業者の身体動作、目の動きを分析し、非効率な動作の排除、動作の組替えなど改善を図ることであり、ＩＥ七つ道具の1つです。

 

動作研究は、「もっと楽に効率を上げていく」ことを目的としており、「作業方法」、「治工具の使用」、「作業域」の３つの領域がありますが、今回は「作業域」についてオフィス等での活用方法をご紹介します。

 

作業域は、作業する際に作業者が身体各部を動かくのに必要な作業範囲のことであり、作業域には最大作業域と正常作業域があります。最大作業域とは、「固定した肩を中心に伸ばした時の手の届く範囲」のことで、これ以上になると肩や体を動かさなければ作業できません。正常作業域とは、「上腕を身体に近づけ、前腕を自然な状態で動かした範囲」のことで、肘の角度が120°位でリラックスして作業できる状態です。

 

この正常作業域にノートパソコンやデスクトップパソコンのキーボード、マウス、テンキー、作業中の資料に置くように心がけ、どうしても配置できない場合でも最大作業域を超えないようにします。加えてパソコンやマウス、テンキー、サブモニターなどは体の正面60°程度に収まるように配置することで更に無駄な動作を排除できます。

 

また、この作業動作の改善では、作業者の意識が非常に重要となります。「作業方法または動作方法について、その問題点が判断でき、より能率的な方法も探し続ける心構え」のことをモーションマインドといい、経営者、管理者、作業者が共通の目標を持ち、協働意欲を得ることがポイントとなります。

 

オフィス等での作業動作の改善は、「肘の角度120°」、「体の正面60°」です。在宅ワークでも工夫することで生産性を向上できるかもしれません。

 

中小企業診断士　木戸貴也

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考え方
人手不足であっても代わりの人間はいくらでもいる

 

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

 

『代わりの人間はいくらでもいる』これは元プロ野球選手で監督であった野村克也氏が言っていた言葉です。

 

代わりの人間がいくらでもいることは組織の本質であり、代わりの人間はいくらでもいることを理解し、自分自身を高め続けることができる人が、一流の人、成長し続けられる人であると思います。

 

一方で人手不足の現在では、希望の採用が出来ずに特定の社員、役員、外注先などに依存してしまうことがありますが、それでも代わりの人間はいくらでもいることを前提に考えなければなりません。

 

一見、非常に厳しい言葉にも感じられますが、組織目線では「業務の平準化、マニュアル化ができており、高い生産性と品質を維持できる体制になっている」、「新しく入った社員が育つ環境が整っている」、

「次世代の中心メンバーが成長している」などのように代わりの人間がいくらでもいるということは、強い組織になっているとも考えることができます。

 

『代わりの人間はいくらでもいる＝誰かをやめさせて他の人に任せる』ではなく、環境や状況に応じて、それぞれの強みを活かしながら、ベストメンバーで臨むためには代わりがいないとできませんので、組織としても個人としても重要な言葉だと思います。

中小企業診断士　木戸貴也

考え方
状況が厳しくなった場合、タフなやつだけが前に進める

 

こんにちは、中小企業診断士の木戸です。

 

中小企業を取り巻く経営環境は、「企業規模や業種を問わない賃上げの圧力」や「政策金利の引上げによる支払利息の増加」、「関税や為替変動によるコストアップ」など収益を圧迫するようなテーマが日々、取り上げられています。

 

経営は順風満帆な時期よりも逆風が吹き荒れる環境でこそ、本当の力、真の実力が試されるもので、こうした状況下では、多くの企業や個人が足を止め、リスクを回避し、様子を見る行動を取りがちです。

 

しかし、それらの企業や個人よりも一歩先へ進める企業、個人だけが、次の成長、発展を手にすることができます。つまり、「状況が厳しくなった場合、タフなやつだけが前に進める」ということです。

 

ここでいう「タフなやつ」とは、単に我慢強い人ではありません。冷静さを保ち、自身の感情と向き合い、極限下でも質の高い意思決定を下せる人を指します。

 

タフネスは、「精神論」ではなく「技術」であり、「鍛えれば身につく資産」です。厳しい状況では、「粘る」ことが重要視されがちですが、重要なのは「何を捨て、どこに集中するか」の判断です。

 

時に撤退も戦略の１つです。タフな人は、自分のリソースを冷静に把握し、勝機のある領域に一点突破します。そして、その一点に対しては、執念をもって活動を続けます。

 

どれだけ優秀な戦略や計画であっても実行されなければ意味はなしません。不確実性の中では、タフさがなければどのようなスキルや資格、経験も活かせません。

 

タフであることは、未来を勝ち取る力です。

中小企業診断士　木戸貴也

考え方
やらないことリスト

こんにちは、営業事務の造田です。

 

皆様は1日の中や少し先の予定で実行すべきタスクをどのように管理されていますか？

 

多くの方はTo Doリストを作成して漏れが発生しないように管理されているかと思います。
私も毎朝出勤後にはやるべきタスクを書き出し、優先順位をつけて取り組むようにしています。

 

ですが、実際にはリストに書かれている内容以外のことにも時間が割かれてしまい、タスクを完了させるまでに想定以上の時間がかかってしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。

 

最近私は「やらないことリスト」というものの存在を知り、「やらないこと」にも意識をするようにしています。

例えばマルチタスクをしない、情報を検索するときに無作為に追い続けないということです。

 

Aの業務をしている途中でBの業務がすぐに終わりそうだから先に片付けてしまおうとマルチタスクをすると、Aの業務に戻ろうとした際に振り返りの時間が必要になります。

また、情報を収集したいときに関連のありそうな情報をむやみに収集しても結果的に欲しい情報を得られないこともあります。

 

やらないことを明確にするメリットは、頭の中を整理しながら物事を進めることができることだと感じています。
ひとつひとつタスクをこなしていくことで達成感も得られることができます。

 

業務を行う上で、時間がかかってしまうことに悩まれている方は、ぜひ「やらないことリスト」も作成してみてはいかがでしょうか。

 

造田朋夏