組織・人材育成 考え方

整理整頓の大切さ

こんにちは、9月より入社した杉原です。

 

9月も終わりに近づき、いよいよ気候も秋めいてまいりました。

暦を見れば2021年も残すところあと3ヶ月となりましたが、11月にはものづくり補助金の8次締切と事業再構築補助金の4次締切が控えていることもあり、年末に向けてはあっという間に時間が過ぎるのだろうという予感がしています。

 

さて、プライベートでも仕事でも、一年の終わりを意識すると視野に入り始めるのが大掃除・整理整頓といったことです。

私は整理整頓があまり得意でなく、記者職に従事していた頃も、デスクの上には資料が山積み、パソコンのフォルダはとりあえず放り込んでいたよく分からないデータに埋め尽くされる、というのが常態化していました。

年末ぎりぎりになってから慌てて掃除をし始め、大量の書類を一気に処分するというのを毎年繰り返していたのが思い出されます。

 

しかし、当社においては、書類の管理やデータのバックアップといったことが明確にルール化されており、必要な時に必要な情報がすぐに引き出せるような仕組みづくりが徹底されています。

「この制度に関わる資料は〇色のフラットファイル」「この場合のデータ名には必ずこのワードを使う」など整理方法が統一されているため、資料やデータを見ると、自分が探している情報がすぐに見つかります。

整理整頓された職場では、気持ちよく仕事ができるだけでなく、必要なものを探すための手間・時間というものが省かれることから、生産性の向上につながるなどのメリットがあるということです。

 

整理整頓のルールは、個人レベルでなく組織全体で共通意識を持ち取り組むことが重要ですが、そうすることで、自分のみならず他者が気持ちよく仕事をするためにはどうするのがベストか、という視点が自然と身につくと思います。

 

社内の雰囲気をよくしたいと考えるのであれば、まずは整理整頓により社内環境を整えることからはじめてみるのもよいのではないでしょうか。

 

 杉原 千尋

 

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組織・人材育成
「社風の正体と改善方法」

フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

 

日々忙しくしていると時が経つのは本当に早いもので気が付けばもう10月です。

 

今年の目標はあまり達成できていませんが、まだ丸3か月残っています。

 

夏休みの宿題のように、最後の日に根性でやり切るという方法は良くないかもしれませんが、それでも「やり切る」ということも大事なので改めて今年の目標にチャレンジします。

 

 

さて、今回は「社風」についてです。

 

こう見えて私は自社の「社風」を大事にしていますし、支援先様でもどのような社風かを意識しています。

 

良い社風は仕事上でもストレスが少なく、製品やサービスの品質も高い傾向にあるのは言うまでもありません。

 

一方で悪い社風は人間関係がうまくいかず、製品やサービスの改善や顧客満足度の追及などがなく、自分本位な組織となっていることが多いです。

 

先日、トヨタ系列の販売店で車検の不正がありましたが、それも社風が原因かと思います。

 

不正の内容は車検を適正に行っていなかった(整備や点検を行っていたかった)とのことです。

 

不正をした理由は整備士などの人材不足が顕著で現場が疲弊しているにもかかわらず、車検の件数を伸ばせと上から圧力があったからです。

 

現場の状況や安全よりも数字を重視する社風が招いた不正だと思います。

 

ところで、社風の源泉とは何なのでしょうか。

 

私は社風について誰かに説明する際には以下のように説明しています。

 

「会社の中に社風という名の特有の空気があるわけではありません。しかし、確かにその会社特有の空気を感じます。この空気は社員11人が醸し出している雰囲気の総和です。楽しそうにしている社員さん、元気にしている社員さん、明るい社員さんが多ければ明るい空気になりますし、そうでなければ負の空気になります。その空気が会社に充満して社風になります。」

 

私の説明がしっくり来るかどうかはさておき、残念ながら良い社風の中小企業はあまり多くないのではと感じています。

 

実際に挨拶ができない、暗い、覇気がない、責任感がない・・・わざとそのような雰囲気を出して仕事をしている人をよく見かけます。

 

こういった負の空気は一変させなければなりませんが、一昼夜にできるものではありません。

 

ですので、時間をかけて社風を変えていかなくてはなりません。

 

私は社風を改善させるための第一歩は自分から挨拶をやり続けること、些細なことでも御礼を言い続けることだと考えます。

 

仮に自分の回りに挨拶をしている人がいなくても、こちらから挨拶をして無視をされたとしてもやり続けることです。

 

そうしていれば、一人、また一人と必ず挨拶をする人が増えてきます。

 

挨拶をしても無視されるからという理由でやめてはいけません。

 

やり続けるのです。

 

役員や上級職から率先してやっていくことが効果的です。

 

例えば、残業をしてくれている社員さん、誰かのために自発的に動いてくれる社員さんがいれば積極的にお礼や感謝を伝えましょう。

 

100円の缶コーヒーでも構わないので「いつもありがとう、お疲れ様」と声をかける。

 

そんな簡単なことですが、本心で伝えれば人の気持ちは反応してくれるものだと思います。

 

地道なことかもしれませんが、そうやって自然に挨拶やお礼を伝えることができれば会議や意思決定の場においても前向きなコミュニケーションを図ることができます。

 

社風を良くすれば業績が良くなるという“因果関係”はありませんが、社風が良い会社は業績も良いという“相関関係”は絶対にあるはずです。

 

皆様の会社の社風はいかがですか。

 

あまり良くないと感じるのであれば、自ら率先して挨拶やお礼を伝えましょう。

 

それでは、また次回です。

組織・人材育成
人は見た目が9割

こんにちは、フラッグシップ経営の㮈本です。

 

 

うだるような暑さだった8月も終わり、朝晩も涼しく少しずつ過ごしやすい秋らしい天候になっているように感じます。

 

 

弊社では、気候により多少前後する可能性がありますが、9月までクールビズスタイルを取り入れており10月からは一般的なビジネススタイルでの業務になります。

 

近隣の会社や通勤時にも、クールビズスタイルからスーツスタイルに変わっている企業も多く、こういった面でも季節の変わり目を感じます。

 

ビジネスマンや社会人にとって、スーツをきちんと着ることは当然のように感じますが、電車に乗っていると靴もボロボロで服もシワだらけの状態で通勤している方を見かけることがあります。

 

人を見かけで判断することは良くないことだと思いつつ、ビジネスの場や人と会う立場からついつい目で追ってしまい、このような恰好でなぜ仕事に行くのかと思うことがあります。

 

外見や恰好は個々の仕事の能力には大きく影響はないと思いますが、経営者や従業員の服装や態度は少なからず、会社の経営状態や周りからの心象に影響するのではないかと思います。

 

また、金融機関の担当者はこのようなことでも訪問時に細かくチェックしていることがあります。

 

中小企業の現場で仕事をしている方が、動きにくいスーツを着る必要はないと思いますが、作業着をきちんと着ることや来訪者への挨拶など一般的なことができているかを少なからず金融機関の担当者は見ていると思います。

 

来訪者へ挨拶するような一般的なことでも出来ていない場合は、金融機関以外にも取引先の印象も悪くなり、契約が取れないなどの不都合が生じる場合も考えられます。

 

第一印象や社内の決まりごとは金融機関の顔色をうかがうために作るわけではないですが、長期的に経営不振に陥っている会社の多くは、

そういった当たり前のことができていない会社が多いように感じます。

 

社内ルールや規定は、今の仕事の売上を上げることに直結しないため決定を延期しがちですが、早めに社内ルールを決めることや社員教育を行うことで将来的な経営力の強化に繋がります。

 

当社でも経営改善のアドバイスを行う立場から、当たり前のことが当たり前にできる環境や体制を整え、今後も事業者様の経営相談に努めていきます。

 

㮈本 啓嗣

組織・人材育成
継続力とチーム力で成果を出す

フラッグシップ経営代表、中小企業診断士の長尾です。

 

次月から当社に新しい仲間が加わります。

 

1年に2人~3人の新規雇用と女性比率も向上させたいと思っていたところ、運良く女性のコンサルタント候補を採用することができました。

 

少し自慢させていただくと、これまで求人には1銭もかけたことはありません。

 

これまでの入社経路は知人の紹介2人、ホームページ経由3人、ツイッター経由1人です。

 

また、この1年でも採用させていただいた方以外に10人程度の求人の応募がありました。

 

就活をしている大学生も34人いたと思います。

 

これはホームページやSNSで情報を発信し続けていることの成果です。

 

求人だけではありません。仕事の問合せもホームページやSNSを経由することが多く、デジタルマーケティングによって当社は成長することができました。

 

私が独立した時からWEBマーケティングに力を入れてきたこともありますが、現在は継続力とチーム力によって成果が出ているのだと思います。

 

当社のコンサルタントがどのような活動をしているのかは毎日更新されますし、コンサルタント職は毎月ブログも更新しています。

 

外部コンサルタントを探している企業様も当社で働きたいと思っている方も当社の「生き生きしたホームページ」を見て、反応していただけているのかなと感じています。

 

業績が著しくない、人材の確保がうまくいっていない場合はホームページを活用することが起爆剤になることは十分にあり得るのですが、多くの企業や経営者は自社ホームページを重視せずに、無駄な広告や求人費を使ってしまいます。

 

しかし、この気持ちは分からなくもありません。

 

ホームページを活性化するには会社全体のサポートがないとできないからです。

 

ブログを輪番制にしても協力しない社員、社員撮影でも顔を出したくない、名前を出したくないなど反対する社員が一定数存在するとホームページを活性化することは難しくなります。

 

いきなり会社全体でホームページに注力できない場合は数人のプロジェクトメンバーだけでも良いので営業の新規開拓や求人を意識した内容を更新してみましょう。

 

1つのプロジェクトを数人で継続することは社内のコミュニケーションや雰囲気も改善させるきっかけにもなります。

 

何事も継続とチームで取り組むことが成果を生み出すポイントです。

 

ホームページやSNSの更新といった小さな取り組みをどれだけ真剣に行えるかで会社の方向性が決まる時代といっても過言ではないですから。